Firmenkonten: an Geschäftskunden vermieten, ohne Zahlungsausfälle zu riskieren

Ein Firmenkonto ist kein Rabatt, sondern eine Kreditlinie, die Sie gewähren, mit Ihrer Liquidität und Ihrer Flotte als Sicherheit. Eröffnen Sie es erst, wenn ein Rahmenvertrag (contrato marco) von einem Bevollmächtigten mit gültiger Vollmacht unterschrieben ist, eine aktuelle Bonitätsauskunft vorliegt und die Zahlungsbedingungen zum übernommenen Risiko passen.

In einer Vermietung mit 5 bis 40 Fahrzeugen ist das Problem fast nie, zu wenig zu berechnen, sondern zu spät bezahlt zu werden. Ein Geschäftskunde, der eine halbe Saison lang jeden Monat Transporter mietet und dann nicht mehr zahlt, frisst die Marge vieler Schaltervermietungen auf. Die gute Nachricht: Fast das gesamte Risiko lässt sich steuern, bevor Sie den ersten Schlüssel übergeben, mit drei oder vier Prüfungen, die nichts kosten, und mit einer Zahlungsform, die Vertrauen in Stufen vergibt.

Was ein Firmenkonto wirklich ist

Es ist eine Vereinbarung, mit der das Kundenunternehmen nicht mehr jede Anmietung einzeln bezahlt, sondern zu einem einzigen benannten Schuldner wird, mit vereinbarten Tarifen und gebündelter Rechnungsstellung. Für den Kunden ist das Verwaltungskomfort, für Sie ist es Lieferantenkredit, denn Sie übergeben das Fahrzeug, bevor Sie Geld sehen. Das Paket umfasst meist vier Punkte:

• Zentrale Rechnungsstellung: eine Rechnung mit Umsatzsteuer (factura con IVA) auf den Firmennamen, mit Firmierung, Steuersitz und spanischer Steuernummer (CIF), statt einer Zahlung je Fahrer.
• Vereinbarte Tarife nach Fahrzeugkategorie und Volumen, stabil über die Laufzeit der Vereinbarung.
• Festgelegte Zahlungsbedingungen: im Voraus, bei Rückgabe oder mit dem vereinbarten Zahlungsziel.
• Vereinbarter Ablauf: wer das Fahrzeug abholen darf, mit welchen Unterlagen, zu welchen Zeiten und wo es zurückgegeben wird.

Was Sie prüfen, bevor Sie ja sagen

Eine halbe Stunde Prüfung bei einem neuen Kunden ist unendlich billiger als eine förmliche Mahnung ein halbes Jahr später. Sie brauchen keine Kreditabteilung: eine kurze Checkliste, immer angewendet, auch wenn der Kunde empfohlen wurde.

Identität und Vertretungsmacht

• Exakte Firmierung und Steuernummer sowie die Prüfung, ob die Gesellschaft im Registro Mercantil, dem spanischen Handelsregister, eingetragen ist.
• Gründungsurkunde und Vollmachtsurkunde oder ein Registerauszug, der bestätigt, dass die Vollmacht des Unterzeichners weiterhin gilt.
• Ausweisdokument des Bevollmächtigten. Ist Ihr Gesprächspartner keiner, bestehen Sie darauf, dass der Rahmenvertrag von einer bevollmächtigten Person unterschrieben wird.
• Bei Selbstständigen (autónomo): Ausweis, steuerliche Anmeldung (modelo 036 oder 037) und Anmeldung in der Sozialversicherung für Selbstständige. Ein Selbstständiger haftet mit dem Privatvermögen, eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung nur mit dem Gesellschaftsvermögen.

Bonität und Zahlungsverhalten

• Bonitätsauskunft einer Wirtschaftsauskunftei, mit Alter der Gesellschaft und Entwicklung der Abschlüsse.
• Abfrage der Verzeichnisse säumiger Unternehmen. Ein offener Eintrag muss kein Ausschluss sein, ist aber ein Grund, bei Vorauszahlung zu bleiben.
• Hinterlegte Jahresabschlüsse. Eine Gesellschaft, die seit mehreren Geschäftsjahren keine hinterlegt, ist ein ernst zu nehmendes Signal.
• Zwei Referenzen von Lieferanten, die bereits auf Ziel fakturieren. Ein Telefonat von fünf Minuten klärt mehr als jedes Dokument.

Vertrauen staffeln: von der Vorautorisierung zum Zahlungsziel

Kredit verdient man sich in Stufen. Zuerst kassieren Sie im Voraus, dann bei Rückgabe, und erst danach öffnen Sie ein Zahlungsziel, mit einer internen Risikogrenze, die Sie kennen und nicht veröffentlichen müssen.

Zwei Feinheiten machen den Unterschied. Die erste ist das kumulierte Obligo: Entscheidend ist nicht der Preis einer Anmietung, sondern wie viel Ihnen dieser Kunde gleichzeitig schulden kann, offene Buchungen und offene Rechnungen zusammengerechnet. Die zweite ist die automatische Bremse: Wird eine Rechnung fällig und nicht bezahlt, fällt der Kunde auf Vorauszahlung zurück. Diese Bremse gehört in den Vertrag und nicht in Ihren Kopf, damit an dem Tag, an dem Sie sie ziehen, niemand sagen kann, Sie hätten sie gerade erfunden.

Der Rahmenvertrag: was schriftlich gehört

Der Rahmenvertrag ist kein Papierkram, sondern das, was aus einem Gespräch eine durchsetzbare Forderung macht. Lassen Sie ihn von Ihrem Steuerberater oder Anwalt prüfen, aber sorgen Sie dafür, dass diese Punkte darin stehen.

1. 1Parteien, Unterzeichner und deren Vollmachten sowie Laufzeit der Vereinbarung, mit ausdrücklicher und niemals automatischer Verlängerung.
2. 2Tarife je Kategorie, enthaltene Kilometer, Kosten der Zusatzleistungen und Mechanik der Preisanpassung.
3. 3Zahlungsbedingungen, Zahlungsmittel und konkrete Folge des Verzugs: Aussetzen des Kredits und Rückkehr zur Vorauszahlung.
4. 4Kaution oder Vorautorisierung: wann sie reserviert wird, auf welchen Tarif sie sich bezieht und wann sie freigegeben wird.
5. 5Verteilung der Haftung für Schäden, Selbstbeteiligung, Kraftstoff, Reinigung, Maut und Bußgelder, einschließlich des Verfahrens zur Fahrerbenennung bei der DGT, der spanischen Verkehrsbehörde.
6. 6Fahrerermächtigung: eine Vorlage, die das Unternehmen für jeden fahrenden Mitarbeiter unterschreibt.
7. 7Ansprechpartner für die Fakturierung, Versandweg der Rechnungen, Umgang mit den Fahrerdaten und Form der Mahnungen.

Volumentarife, ohne Marge zu verschenken

Geschäftskunden fragen nach dem Preis, und das ist legitim. Der Fehler ist, den Tarif gegen ein Volumenversprechen zu tauschen, das danach niemand misst.

• Rabattieren Sie auf erreichtes Volumen, nicht auf Absicht: zum Periodenende prüfen und den Tarif der nächsten Periode anpassen.
• Schließen Sie Spitzenzeiten schriftlich aus oder arbeiten Sie mit einem Saisontarif, sonst verkaufen Sie Ihre beste Woche des Jahres zum niedrigsten Preis.
• Berechnen Sie gesondert, was wirklich Geld kostet: Zustellung außerhalb der Station, Abholung am Flughafen, Zusatzfahrer, Ersatzfahrzeug.
• Fordern Sie Gegenleistungen: Mindestfrist für Stornierungen, Abholfenster und einen einzigen Ansprechpartner. Und messen Sie die Marge je Kunde, nicht den Umsatz.

Lieferschein, Fahrerermächtigung und Rechnung

Wenn Sie Geld eintreiben müssen, zählt nicht Vertrauen, sondern die Akte. Für jede Anmietung auf einem Firmenkonto sollten Sie drei Dokumente vorlegen können, ohne zu suchen.

• Lieferschein (albarán) oder Mietvertrag, unterschrieben bei Übergabe und Rückgabe, mit Kilometerstand, Tankfüllung und Schadensprotokoll mit datierten Fotos.
• Fahrerermächtigung, vom Unternehmen unterschrieben, die die Anmietung an den Firmenkunden bindet und nicht an den Mitarbeiter am Schalter.
• Rechnung mit Umsatzsteuer auf den Firmennamen, mit vollständigen Steuerdaten, Bezug auf den Lieferschein und Nachweis des Versands über den vereinbarten Kanal.

Wenn die Rechnung offen bleibt: kassieren, ohne die Beziehung zu zerstören

Die meisten Zahlungsausfälle sind kein Betrug, sondern Verwaltungschaos oder Liquiditätsenge. Das ändert die Taktik, denn das Ziel ist, Geld zu bekommen und, wenn der Kunde gut ist, weiter mit ihm zu arbeiten. Die Reihenfolge zählt.

1. 1Rufen Sie die Buchhaltung an, bevor Sie schreiben. Prüfen Sie, ob die Rechnung erfasst und freigegeben ist: ein großer Teil der Verzögerungen klärt sich genau dort.
2. 2Schicken Sie einen schriftlichen Kontoauszug mit dem unterschriebenen Lieferschein im Anhang. Eine belegte Forderung wird weit weniger diskutiert.
3. 3Setzen Sie den Kredit aus, nicht die Beziehung: zurück zur Vorauszahlung und weiter Buchungen annehmen. So kassieren Sie, ohne die Tür zu schließen.
4. 4Gibt es Zahlungswillen, aber keine Liquidität, vereinbaren Sie schriftlich einen Ratenplan mit Schuldanerkenntnis.
5. 5Ohne Antwort folgt die förmliche Mahnung per beweiskräftigem Einschreiben (burofax) und danach, mit Ihrem Anwalt, die gerichtliche Geltendmachung. Das spanische Mahnverfahren existiert genau für belegte Forderungen.

Ein Hinweis: Das spanische Recht gegen Zahlungsverzug begrenzt das Zahlungsziel, das zwei Unternehmen vereinbaren dürfen, und sowohl diese Regel als auch die Verfahrensanforderungen ändern sich. Beschreiben Sie den Mechanismus in Ihren Bedingungen, bestätigen Sie die konkreten Fristen und die umsatzsteuerliche Behandlung einer uneinbringlichen Forderung aber mit Ihrem asesor oder gestor und über die amtlichen Quellen, das BOE und die Agencia Tributaria. Dasselbe gilt für alles, was Sie zum Verkehrsrecht schreiben: Die Regeln der Umweltzonen und der Umweltplakette kommen von der DGT und von der jeweiligen Stadtverwaltung und ändern sich häufig.

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Das ersetzt weder Ihre Kreditpolitik noch Ihr Firmenkundengeschäft: Es ist das Gegengewicht, das Ihnen erlaubt, bei beidem streng zu bleiben. Die Grundauslastung bringt der Reisende, das vereinbarte Volumen der Geschäftskunde, der bereits bewiesen hat, dass er zahlt.