RGPD y verificación del carnet de conducir en el mostrador
Qué datos del carnet puede anotar una agencia, con qué base legal y cuánto tiempo, y cómo verificar carnets extranjeros o digitales sin vulnerar el RGPD.
Sí, tu agencia puede —y debe— comprobar el carnet de conducir de quien se lleva el coche, pero comprobar no es lo mismo que guardar una fotocopia. El RGPD y su desarrollo español, la LOPDGDD, te permiten verificar la validez del permiso y anotar los datos imprescindibles para ejecutar el contrato; conservar la imagen completa del documento necesita una justificación propia, un plazo definido y una explicación que puedas sostener ante la AEPD.
La distancia entre un mostrador tranquilo y un expediente incómodo casi nunca está en la tecnología, sino en dos decisiones: qué campos guardas y durante cuánto tiempo. Vamos con esas dos, y después con los carnets extranjeros o digitales y con la negativa a alquilar.
- Verificar el carnet tiene cobertura legal; conservar su imagen completa, solo si puedes justificar por qué y por cuánto tiempo.
- Manda el principio de minimización: anota los campos que usas, no los que caben en el formulario.
- Cada dato necesita una base legal y un plazo escritos antes de abrir el mostrador, no cuando alguien reclama.
- Un permiso de la UE o del EEE sirve tal cual; el permiso internacional de conducción acompaña al original y nunca lo sustituye.
- Negarte a alquilar es legítimo si el criterio es objetivo, está escrito y se aplica igual a todo el mundo.
Verificar no es guardar una copia
La obligación operativa es clara: no puedes entregar un vehículo a alguien que no esté habilitado para conducirlo. De ahí se deriva que mires el documento, compruebes que está en vigor, que la categoría cubre el vehículo y que la persona que tienes delante es la titular. Esa comprobación visual, hecha con atención, es el núcleo del control y no genera por sí sola ningún archivo que custodiar.
El problema llega en el paso siguiente, cuando el carnet pasa por el escáner o por la cámara del móvil y la imagen se queda en un correo, en una carpeta compartida o en un chat. Ahí has creado un tratamiento de datos que tienes que poder explicar: para qué sirve, quién accede, dónde se guarda y cuándo desaparece. La AEPD viene recordando que la copia íntegra de un documento de identidad resulta desproporcionada cuando basta con verificar unos datos concretos, y el razonamiento se traslada al permiso de conducir. Es un criterio vivo: revisa sus guías vigentes antes de fijar tu procedimiento.
Qué datos del carnet necesitas realmente
Un permiso de conducir lleva bastante más información de la que una agencia utiliza. La prueba es sencilla: si un campo no entra en el contrato, no sirve para la verificación y no te haría falta ante una autoridad, tampoco tiene por qué entrar en tu sistema.
- Nombre y apellidos tal como figuran en el documento: identifican a la parte del contrato.
- Número del permiso y autoridad que lo expide: permiten rastrear la verificación si alguien la cuestiona después.
- Categorías autorizadas y fecha de caducidad: son la comprobación misma de la habilitación.
- Antigüedad del permiso, si tus condiciones exigen una mínima: sin ella no puedes aplicar tu propio requisito.
- La fotografía, la firma y los códigos del reverso rara vez tienen finalidad propia en el alquiler: míralos en el mostrador y déjalos en el documento.
Base legal y plazo de conservación, dato por dato
La tabla es un punto de partida para tu registro de actividades de tratamiento, no un dictamen. Los plazos dependen de tus obligaciones contables y fiscales y del tiempo que vivan tus posibles reclamaciones; quien dirá si tu versión aguanta es la AEPD, con la ayuda de tu asesoría.
| Dato del carnet | Para qué lo usas | Base legal habitual | Hasta cuándo |
|---|---|---|---|
| Nombre y apellidos | Identificar a la parte del contrato | Ejecución del contrato | Vida del contrato y de las responsabilidades derivadas |
| Número y autoridad expedidora | Acreditar que hiciste la verificación | Interés legítimo en documentar tu diligencia | Plazo de reclamaciones que fijes y documentes |
| Categorías y caducidad | Comprobar la habilitación para ese vehículo | Ejecución del contrato y deber de no entregar el coche a quien no puede conducirlo | Fin del alquiler, salvo motivo documentado |
| Antigüedad del permiso | Aplicar tu requisito de experiencia mínima | Ejecución del contrato | Fin del alquiler |
| Imagen completa del carnet | Prueba reforzada frente a fraude o sustracción | Interés legítimo, con ponderación escrita | Plazo corto, con borrado automático |
| Fotografía y firma | Normalmente, ninguna finalidad propia | Sin finalidad no hay base legal | No se conserva |
Dos cautelas sobre las últimas filas. Si capturas la imagen, la ponderación de interés legítimo debe estar escrita antes del primer escaneo, no improvisada cuando alguien pregunte. Y el borrado tiene que ser automático: un borrado que depende de que alguien se acuerde no es un plazo, es una intención.
Carnets extranjeros, permiso internacional y carnet digital
Es donde más agencias independientes improvisan y, paradójicamente, donde el RGPD menos estorba: comprobar un documento extranjero no cambia la base legal, solo la dificultad de la comprobación.
- Permisos de la Unión Europea y del Espacio Económico Europeo: válidos tal cual. Fíjate en la caducidad y en la categoría, que no siempre se escriben como en España.
- Permisos de fuera de ese ámbito: el permiso internacional de conducción es un documento complementario, en varios idiomas, que acompaña al original y nunca lo sustituye. Pide los dos.
- Carnet digital en la aplicación de la DGT: funciona con el titular residente en España, pero confirma su alcance fuera del país en la web de la DGT antes de aceptarlo como documento único.
- Verificación automatizada contra los registros de la DGT: su base legal ha sido objeto de análisis por la AEPD. Si un proveedor te la ofrece, pídele por escrito qué base legal aplica y qué conserva.
- Escribe tu criterio y aplícalo igual en temporada alta que en noviembre: la coherencia es lo que te sostiene si alguien reclama.
Cuando el carnet no cuadra: negarse sin discriminar
Puedes negarte a alquilar. Lo que no puedes es negarte por cómo te parece la persona que tienes delante. La diferencia está en el criterio: objetivo, escrito y aplicado a todo el mundo.
- 1Recoge en tus condiciones generales los supuestos de rechazo: documento caducado, categoría insuficiente, antigüedad por debajo de tu mínimo, documento que no puedes verificar.
- 2Haz la misma comprobación a todos los clientes, en el mismo orden, con independencia del origen, el idioma o el aspecto.
- 3Si el documento te genera dudas, pide un segundo documento identificativo y contrasta los datos antes de decidir.
- 4Explica la negativa por el hecho concreto y deja constancia escrita de ese hecho, no de tu impresión.
- 5Si hay indicios de falsedad documental, el asunto es para la autoridad competente, no para una discusión en el mostrador.
El mostrador por dentro: rutinas que ahorran problemas
La parte aburrida es la que decide un expediente, y ninguna de estas rutinas cuesta dinero: cuesta escribirlas una vez.
- Cláusula informativa visible en el mostrador y en el contrato: qué datos tratas, para qué y a dónde dirigirse para ejercer derechos.
- Registro de actividades de tratamiento al día, con una entrada propia para la verificación del conductor.
- Contrato de encargado del tratamiento con cualquier software que almacene datos de clientes, incluido el de tu asesoría.
- Ningún documento en chats personales ni en el carrete del móvil: un solo sitio, con acceso por persona y borrado programado.
Qué puede aportar la tecnología del mostrador
Un back-office ordenado ayuda, porque la mayoría de los incumplimientos no nacen de mala fe sino de datos dispersos. DRIVO es un marketplace europeo donde agencias independientes y particulares publican sus vehículos; su back-office reúne reservas, calendario y gestión de flota en un mismo sitio, con perfiles verificados y reseñas, fichas multilingües en cinco idiomas y pagos automáticos vía Stripe. Publicar la flota cuesta 0 €, sin cuota mensual, y la comisión se cobra solo sobre reservas completadas: una semana vacía no cuesta nada. Nada de esto te releva de tu papel de responsable del tratamiento, y el criterio sigue estando en la AEPD y en el BOE, no en una herramienta.
¿Puedo fotocopiar el carnet de conducir de un cliente?
Puedes, pero tienes que poder justificar por qué no te bastaba la comprobación visual más la anotación de los campos imprescindibles, dejar esa ponderación por escrito y fijar un borrado automático en un plazo corto. Si no sostienes la justificación, anota los datos y devuelve el documento.
¿Cuánto tiempo puedo conservar los datos del carnet?
Solo mientras los necesites para el contrato y para las responsabilidades que de él nacen, con el plazo escrito en tu registro de actividades de tratamiento. No hay un plazo universal para el sector: fija el tuyo, documéntalo y contrástalo con las guías de la AEPD.
¿Puedo negar el alquiler si sospecho que el carnet es falso?
Sí, siempre que el motivo sea un hecho verificable y recogido en tus condiciones, aplicado igual a todos los clientes. Una negativa basada en el origen, el acento o el aspecto de la persona no es prudencia, es discriminación, y además te deja sin defensa.
¿Sirve el carnet digital de la DGT para alquilar?
Con un titular residente en España funciona como acreditación, pero tus condiciones generales deben decir expresamente si lo aceptas como documento único, y su alcance fuera de España tiene matices. Confirma el estado actual en la web de la DGT antes de cambiar tu procedimiento.
¿Necesito el permiso internacional de conducción de un cliente extranjero?
Dentro de la Unión Europea y del Espacio Económico Europeo, no: el permiso nacional sirve. Fuera de ese ámbito, pide el permiso internacional junto al original, porque es complementario y no reemplaza al permiso que acredita la habilitación.