Calcular la rentabilidad por vehículo en una flota de alquiler
Cómo medir la rentabilidad vehículo a vehículo: partidas de coste, ingreso por vehículo disponible y cuándo mantener, sustituir o retirar un coche.
La rentabilidad de una flota de alquiler no se lee en la cuenta de resultados global: se calcula vehículo a vehículo, comparando el ingreso neto que un coche genera por cada día en que está disponible con lo que te cuesta por cada día en que lo tienes en tu poder. Si esa diferencia es positiva, el vehículo soporta su parte de los gastos de estructura; si es negativa, un buen mes de reservas solo tapa el problema.
La media de la flota es el peor indicador posible para un parque de cinco a cuarenta vehículos: dos o tres modelos muy demandados compensan casi siempre a los que duermen en el aparcamiento, y acabas renovando los equivocados. Este artículo detalla las partidas que hay que aislar, cómo medir el ingreso por vehículo disponible y la prueba que decide entre mantener, sustituir y retirar un vehículo.
- La unidad de análisis correcta es el vehículo, no la flota ni la categoría.
- Un vehículo es rentable solo si su margen cubre su coste de tenencia, inmovilización y depreciación incluidas.
- El ingreso por vehículo disponible cuenta los días en que el coche pudo alquilarse, no solo aquellos en que se alquiló.
- Los días de taller, de preparación y de peritaje son días de parque: forman parte del cálculo.
- La decisión de retirarlo llega cuando un día más de tenencia cuesta más de lo que aporta.
Las partidas de coste que hay que aislar por vehículo
Un cálculo por vehículo solo vale si cada euro gastado va asociado a una matrícula. El hábito que hay que adquirir: en cuanto llega una factura, lleva matrícula, incluidas las pequeñas, un juego de escobillas, una inspección técnica, una reparación de chapa antes de la reventa. Sin eso, el mantenimiento se diluye en una partida global y los vehículos más caros siguen siendo invisibles.
| Partida de coste | Qué incluye | Cómo medirla |
|---|---|---|
| Adquisición o financiación | Compra al contado, crédito, LOA (arrendamiento con opción de compra) o LLD (arrendamiento de larga duración), entrada y gastos de gestión | Carga financiera o amortización referida al día de tenencia |
| Seguro y coberturas | Póliza de flota, lunas, asistencia, franquicia asumida en siniestros no refacturados | Prima del vehículo dividida entre sus días de tenencia, más las franquicias realmente pagadas |
| Mantenimiento y reparaciones | Revisiones, desgaste, piezas, mano de obra, chapa y pintura, inspección técnica | Suma de las facturas asociadas a la matrícula, referida al día de tenencia |
| Neumáticos | Juegos de neumáticos, cambio estacional, almacenaje, equilibrado, alineación | Coste de un juego repartido entre el kilometraje real del vehículo |
| Inmovilización | Días de taller, espera de piezas, peritaje tras siniestro, limpieza y preparación | Días no disponibles contados en el año, por vehículo y por motivo |
| Depreciación | Pérdida de valor entre el valor de entrada y el valor de reventa esperado | Diferencia de valor estimada en el periodo, convertida en coste diario |
| Costes administrativos imputables | Tributos aplicables al vehículo, tarjetas de carburante, dispositivo de peaje, multas no refacturadas | Extractos anuales desglosados por matrícula |
El ingreso por vehículo disponible
La facturación de un vehículo no dice nada por sí sola. Lo que cuenta es el ingreso neto puesto en relación con el número de días en que ese vehículo era realmente alquilable. Formula la operación con palabras: toma el ingreso cobrado en el periodo, quita todo lo que no es alquiler, carburante refacturado, gastos de entrega, extras que se repercuten, comisiones y gastos de cobro, y divide por el número de días disponibles. Obtienes un ingreso por vehículo disponible, comparable entre modelos y entre temporadas.
Tres categorías de días
- Días alquilados: el coche ha salido y el alquiler está cobrado.
- Días disponibles sin alquilar: el coche está listo, en el parque, sin cliente. Eso es demanda o precio, no explotación.
- Días no disponibles: taller, espera de piezas, peritaje, preparación, bloqueo administrativo. Eso es explotación, y suele ser ahí donde desaparece el margen.
Separar la segunda y la tercera categoría cambia la decisión. Un vehículo poco alquilado porque falta demanda pide una acción comercial o de precio. Un vehículo poco alquilado porque se pasa las semanas en el taller pide la salida del parque, aunque su tasa de utilización calculada solo sobre los días disponibles parezca correcta.
El margen de tenencia, vehículo a vehículo
Una vez medidas las dos caras, el margen de tenencia se calcula en cuatro pasos, siempre por día para poder comparar un vehículo que entró en enero con otro que entró en julio.
- 1Reduce el ingreso neto del vehículo a un ingreso por día de tenencia, no solo por día alquilado.
- 2Reduce cada partida de la tabla a un coste por día de tenencia en el mismo periodo.
- 3Resta: obtienes la contribución diaria del vehículo.
- 4Compara esa contribución con la parte de gastos generales que asignas a un vehículo, alquiler del parque, salarios, programa informático, seguro de responsabilidad civil profesional.
Un vehículo con contribución positiva pero inferior a su parte de gastos generales no hay que sacarlo con urgencia: todavía ayuda a cubrir la estructura, y sustituirlo puede costar más. Un vehículo con contribución negativa destruye valor cada día que sigue en el parque, haya reservas o no.
Mantener, sustituir o retirar
La decisión se reduce a una pregunta: ¿un día más de tenencia aporta más de lo que cuesta, teniendo en cuenta la depreciación que sigue corriendo y las reparaciones que se acercan? Los tres desenlaces tienen señales bastante claras.
Mantener el vehículo
Contribución diaria positiva y estable, inmovilizaciones poco frecuentes, depreciación ya muy avanzada, mantenimiento previsible. Un vehículo amortizado y fiable suele ser el más rentable del parque: su coste de tenencia se ha desvanecido mientras su tarifa sigue al mercado. Mientras haya demanda y el estado del coche aguante la comparación con el resto de la oferta local, mantenlo y vigila simplemente sus días de taller.
Sustituir el vehículo
Contribución todavía positiva pero que se desgasta, facturas de mantenimiento cada vez más frecuentes, días de taller al alza, segmento en el que la demanda se ha movido. La sustitución se justifica cuando el vehículo siguiente promete una contribución superior una vez contados su financiación, su depreciación y la estacionalidad de su categoría. Haz el cálculo con el vehículo candidato delante, no con una impresión.
Retirar el vehículo del parque
Contribución negativa, reparación importante anunciada, categoría que ya no vendes o vehículo cuyo estado exige un reacondicionamiento superior a lo que llegará a generar. Dos detalles pesan en el momento de la salida: el estado del mercado de ocasión para ese modelo y el plazo real entre la decisión y el cobro. Un vehículo que espera comprador sigue costando seguro, plaza en el parque y depreciación.
Los errores que distorsionan el cálculo
- Mezclar la fianza con el ingreso: una fianza no es facturación.
- Olvidar los días de preparación entre dos alquileres, que son tiempo de parque pagado.
- Contar la depreciación solo en el momento de la reventa, cuando corre todos los días.
- Imputar el mantenimiento a una partida global en lugar de a la matrícula correspondiente.
- Comparar dos vehículos en periodos de distinta duración sin referirlo todo al día.
- Tratar una multa o un siniestro no refacturado como mala suerte, cuando es un coste recurrente del oficio.
Llenar los días disponibles antes de comprar un vehículo más
Antes de ampliar el parque, la palanca más barata sigue siendo llenar los días disponibles que ya estás pagando. Ahí es donde un mercado en línea puede ayudar: en DRIVO, publicar una flota cuesta cero euros, sin cuota de alta ni suscripción mensual, y la comisión se aplica solo a las reservas completadas, de modo que una semana vacía no cuesta nada a la agencia. Los anuncios se publican en cinco idiomas, lo que abre la demanda más allá de la clientela local, y los pagos se hacen de forma automática a través de Stripe. En la parte operativa, el back-office de reservas, calendario y gestión de flota sirve también para seguir los días disponibles y no disponibles que este cálculo necesita, mientras los perfiles y las opiniones verificadas hacen el papel de una reputación de barrio a escala de Europa y del norte de África.
¿Conviene razonar con la tasa de utilización o con el ingreso por vehículo disponible?
Con las dos, pero en ese orden: el ingreso por vehículo disponible decide, la tasa de utilización explica. Una tasa alta conseguida malvendiendo las tarifas puede dar una contribución menor que una tasa media con el precio sostenido. El ingreso incorpora el precio; la tasa, no.
¿Cómo hay que tratar los días de inmovilización en el taller?
Como días de tenencia pagados sin ingreso posible. No salen del denominador: si los quitas, haces desaparecer exactamente el problema que buscas. Síguelos por vehículo y por motivo, avería, siniestro, espera de piezas, preparación, para ver cuál de tus vehículos se come tu taller.
¿Compra, LOA o LLD: qué fórmula es más rentable para un alquilador?
Ninguna lo es por naturaleza. La compra al contado inmoviliza tesorería y te deja todo el riesgo de reventa, pero elimina la carga financiera al final de la vida del vehículo. La LOA, arrendamiento con opción de compra, y la LLD, arrendamiento de larga duración, suavizan el gasto y pueden incluir servicios, a cambio de cuotas, límites de kilometraje y penalizaciones de devolución. Compáralas con el mismo indicador, el coste de tenencia por día, penalizaciones y reacondicionamiento incluidos, para el kilometraje que haces de verdad. Para el tratamiento contable y fiscal, acude a tu asesor.
¿En qué momento hay que retirar un vehículo del parque?
Cuando el ingreso neto esperado de un día más de tenencia ya no cubre la depreciación de ese día y las reparaciones que vienen. En la práctica llegan antes dos señales: los días de taller que suben de un trimestre a otro y una reparación cuyo importe se acerca a lo que el vehículo generará en la temporada que queda.
¿Vale la pena este cálculo para un parque de unos pocos vehículos?
Sí, y es incluso más fácil: basta una hoja de cálculo por matrícula con los días alquilados, los días disponibles, los días no disponibles, el ingreso neto y las facturas. El error no es carecer de herramienta, es no asociar nunca una factura a una matrícula. Cuando el parque crece, un back-office de calendario y gestión de flota se encarga de mantener esas líneas.
¿Cómo se integran los tributos y la normativa en el cálculo?
Como una partida de coste por vehículo, y nunca como un dato estable. Los tributos aplicables a los vehículos de empresa, las reglas de las zonas de bajas emisiones, en Francia las zones à faibles émissions, y la clasificación de la pegatina Crit'Air cambian, y pesan sobre todo en el valor de reventa de las motorizaciones más antiguas. Comprueba la situación vigente en la fuente oficial del gobierno francés antes de cerrar un plan de renovación, y que tu asesor valide la parte fiscal.