Geolocalización de coches de alquiler y el RGPD

La geolocalización de vehículos de alquiler es lícita en Alemania siempre que persiga una finalidad definida con precisión, se apoye en una base jurídica del art. 6 del RGPD, llamado DSGVO en alemán, y el arrendatario lo sepa antes de firmar. Lo contrario es ilícito: una localización encubierta y permanentemente activa de la que se deduce un perfil de desplazamientos del arrendatario.

Para una empresa de alquiler esto se traduce en una distinción muy práctica. Una consulta de posición ante la sospecha de robo o de apropiación indebida, la búsqueda de un vehículo que no vuelve al terminar el alquiler, o un aviso cuando el vehículo sale de la zona permitida por el contrato se pueden justificar. Registrar sin interrupción cada viaje, cada parada y cada arranque no se puede justificar, porque no resulta necesario para ninguna de esas finalidades. El equipo puede quedarse en el coche. Lo decisivo es cuándo genera datos, quién los consulta y cuánto tiempo permanecen.

¿Qué base jurídica sostiene la localización?

Los datos de localización son datos personales en cuanto pueden atribuirse a un arrendatario determinado. En un vehículo de alquiler eso ocurre casi siempre, porque el contrato dice exactamente quién tenía el coche y en qué periodo. Todo tratamiento necesita por tanto una base jurídica del art. 6 del RGPD. En el alquiler solo tres resultan siquiera planteables, y no llegan igual de lejos.

• La ejecución del contrato cubre únicamente lo objetivamente imprescindible para llevar a cabo el alquiler. La devolución del vehículo entra ahí; la observación continua del recorrido, no. Esta base es más estrecha de lo que suponen muchas empresas.
• El interés legítimo es la base que sostiene la protección frente al robo y la recuperación de vehículos apropiados indebidamente. Exige una ponderación entre su interés de seguridad y los derechos del arrendatario, y esa ponderación hay que dejarla por escrito antes, no cuando ya hay conflicto.
• El consentimiento debe ser libre. Una aceptación sin la cual el arrendatario no recibe las llaves no es libre y no aguanta como base. El consentimiento solo encaja, por tanto, en servicios adicionales reales que el cliente pueda rechazar.
• La limitación de la finalidad y la minimización de datos están por encima de las tres: una finalidad añadida después, como puntuar el estilo de conducción, no queda cubierta por la base anterior.

En la práctica, configure el sistema para que calle en funcionamiento normal y solo entregue datos ante un detonante definido. Cuanto más estrecho sea el detonante, más fácil será que la ponderación caiga de su lado. Un sistema que va desde la entrega hasta la devolución invierte esa lógica y resulta difícil de defender.

Escenarios permitidos y escenarios prohibidos

La comparación siguiente recoge los casos que de verdad aparecen en una empresa con flota pequeña o mediana. No sustituye al asesoramiento jurídico, pero muestra dónde se inclina la decisión.

Deberes de información en el momento de firmar

El fallo más habitual no es técnico sino formal: la localización está bien justificada en el fondo, pero nadie se lo dijo al arrendatario. El deber de información se aplica, como muy tarde, en el momento de la recogida de datos, es decir, al firmar y entregar el coche. Estos puntos deben figurar en el aviso de privacidad que se entrega con el contrato.

1. 1Quién es el responsable del tratamiento, con razón social y dirección, y cómo contactar con usted en materia de protección de datos.
2. 2Qué datos se recogen, es decir posición, hora y, en su caso, kilometraje o estado del contacto.
3. 3Con qué finalidad se localiza, en lenguaje claro: protección frente al robo, recuperación, respeto de la zona de uso permitida.
4. 4Con qué base jurídica y, si es el interés legítimo, qué interés exactamente.
5. 5Quién recibe los datos, es decir el proveedor de telemática como encargado y, en caso de siniestro, la aseguradora o la policía.
6. 6Cuánto tiempo se conservan y qué derechos tiene el arrendatario, en especial acceso, supresión y oposición conforme al art. 21 del RGPD.

Sobre dónde colocarlo: una frase en la letra pequeña de las condiciones generales no basta. Lo que funciona es una hoja informativa de protección de datos aparte, entregada junto al contrato y marcada en el acta de entrega, más un aviso breve en el propio vehículo. Si entrega coches en un mostrador de aeropuerto o en el Hauptbahnhof, la estación central, donde todo tiene que ir rápido, incorpore ese aviso al procedimiento estándar de entrega en lugar de dejarlo al ritmo del día.

Ajustar bien el geofencing en el cruce de fronteras

El geofencing es el caso más fácil de justificar, porque apenas revela nada. El sistema no comunica dónde está el vehículo, solo que se ha cruzado un límite pactado de antemano. Así es exactamente como conviene configurarlo.

• Recoja la zona de uso permitida en el contrato, país por país, y no solo en un cartel del mostrador.
• Deje que el sistema comunique el suceso y nunca la posición en curso. Un aviso sin rastro es la injerencia menor.
• Decida de antemano qué sigue al aviso: llamada al arrendatario, recordatorio de lo pactado, documentación. Una intervención a distancia en los sistemas del coche no entra en esa lista, porque puede poner en peligro al conductor en la carretera.
• Indique también las consecuencias prácticas de un viaje autorizado al extranjero. En Austria y en Suiza se exige una viñeta para circular por la autopista y, sin una regla clara, esa cuestión acaba en su mesa después de la devolución.
• Suprima los avisos de geofencing tras un plazo fijo cuando no haya derivado en ningún expediente.

Proveedores, plazos y accesos en el día a día

Que una localización aguante una revisión rara vez se decide solo por la base jurídica. Se decide por la documentación y por los permisos de acceso, y es un trabajo que una empresa pequeña despacha en una tarde.

• Firme un contrato de encargo del tratamiento con su proveedor de telemática y compruebe dónde se tratan realmente los datos.
• Incorpore la localización a su registro de actividades de tratamiento, con finalidad, base jurídica, categorías de datos y plazo de conservación.
• Compruebe si hace falta una evaluación de impacto. Su autoridad del Land publica listas que permiten calibrarlo.
• Limite el acceso a un grupo designado por su nombre, por ejemplo el titular y el responsable de la estación, y registre cada consulta con su fecha y su motivo.
• Fije un plazo de conservación corto para las consultas sin expediente posterior y cúmplalo. Una conservación excesiva pesa por sí sola.
• Forme al personal del mostrador en dos cosas: qué hay que decir y que nadie consulta un vehículo sin motivo.

Trate las solicitudes de los arrendatarios sobre sus propios datos como una prueba de su sistema y no como una molestia. Si puede decir de inmediato qué consultas corresponden a una reserva y por qué, su configuración está en orden. Si primero tiene que preguntar al proveedor, no lo está.

Un back office ordenado sostiene el papeleo

Cada una de estas obligaciones depende de una pregunta que en el fondo es comercial: quién tenía qué vehículo, en qué periodo y qué se acordó en la entrega. La empresa que lleva reservas, calendario y flota en un mismo back office ya tiene documentados esos periodos y responde a una solicitud de acceso en minutos y no en días. En DRIVO, un mercado europeo para alquilar directamente a empresas independientes y locales de confianza, ese back office de reservas, calendario y gestión de flota acompaña al anuncio, y Alemania es uno de los países atendidos. Publicar la flota cuesta 0 euros, sin cuota de publicación ni cuota mensual; la comisión se cobra solo sobre las reservas completadas, los pagos salen automáticamente por Stripe y los anuncios aparecen en cinco idiomas. La protección de datos sigue siendo su tarea como responsable, pero su base, es decir periodos de alquiler limpios y reservas trazables, es el mismo orden que además aligera la operación.