Verifica della patente e prevenzione delle frodi al banco

Al banco la verifica della patente si fa in tre passaggi, sempre nello stesso ordine: autenticità del supporto, coerenza fra il documento e la persona che vi sta davanti, validità della categoria e della data di rilascio per il veicolo che state consegnando. Se uno dei tre non torna, le chiavi restano nel cassetto.

Il resto è organizzazione, non intuito. Un controllo fatto bene sta dentro i due minuti, segue una procedura scritta identica per tutto il personale e si chiude con la comunicazione telematica dei dati del conducente che la normativa italiana impone ai noleggiatori prima della consegna.

I tre controlli che non si saltano mai

L'errore più comune non è guardare poco: è guardare nell'ordine sbagliato. Chi parte dai dati anagrafici finisce per leggere con attenzione un documento che non ha mai preso in mano. Un falso di media qualità tradisce il supporto molto prima dei dati.

1. 1Supporto: è autentico come oggetto fisico? Policarbonato, incisione laser, elementi ottici che cambiano con il movimento.
2. 2Persona: volto, età apparente, firma e comportamento sono coerenti con quello che il documento dichiara?
3. 3Abilitazione: categoria, validità e data di rilascio coprono il veicolo che consegnate, nel giorno in cui lo consegnate?

Il supporto: toccare, inclinare, illuminare

• Al tatto: spessore uniforme, bordi integri, nessuna pellicola che si solleva, nessun rilievo incollato sopra la superficie.
• Inclinando il documento, gli elementi ottici variabili cambiano colore o immagine. Un ologramma identico da ogni angolo è un segnale pesante.
• Sotto lampada UV, fibre e stampe fluorescenti si accendono nei punti previsti dal modello: un documento che resta uniformemente bianco e brillante è carta comune.
• Caratteri disomogenei, spaziature irregolari, cifre ribattute, foto con contorni troppo netti rispetto al fondo.
• Zona a lettura ottica di carta d'identità elettronica e passaporto: le righe in basso devono coincidere con i dati stampati sopra.
• Per i modelli esteri, il registro pubblico dei documenti autentici del Consiglio dell'Unione europea mostra fronte, retro ed elementi di sicurezza di ogni modello in circolazione.

La persona: volto, dati, comportamento

• Confrontate il volto sugli elementi stabili: distanza fra gli occhi, attaccatura delle orecchie, forma di naso e mento. Barba, occhiali e capelli cambiano, le proporzioni no.
• Fate firmare davanti a voi e confrontate dopo con la firma del documento, senza mostrarla prima.
• Chiedete a voce un dato che sta sul documento, per esempio il comune di nascita, e osservate l'esitazione.
• Nome e cognome su documento, contratto e carta di pagamento devono essere la stessa persona, non tre varianti simili.

Patente italiana, patente UE, patente extra-UE

Quello che cambia il rischio operativo è la provenienza della patente e la sua data di rilascio. Una patente rilasciata in Italia, in un altro Stato dell'Unione europea o nello Spazio economico europeo è valida così com'è, nei limiti di categoria e scadenza riportati sul retro. Ma la data di rilascio va letta: chi ha la patente da meno di 3 anni è neopatentato e in autostrada non può superare i 100 km/h, sulle strade extraurbane principali i 90 km/h, con tasso alcolemico ammesso 0,0 g/L, come per chi ha meno di 21 anni e per i conducenti professionali.

Non è un obbligo vostro, ma è un'informazione che conviene consegnare per iscritto con le chiavi. Nella stessa scheda ha senso ricordare i limiti ordinari: 130 km/h in autostrada e 110 km/h sulle extraurbane principali a carreggiate separate, che con pioggia o neve scendono a 110 km/h e 90 km/h, poi 90 km/h sulle extraurbane secondarie e 50 km/h nei centri abitati, con tasso alcolemico ordinario 0,5 g/L. Triangolo e giubbotto retroriflettente sono dotazione vostra e devono essere a bordo.

Patenti rilasciate fuori dall'Unione europea

Chi ha una patente rilasciata fuori dall'Unione europea e dallo Spazio economico europeo può guidare in Italia se non risiede qui da oltre un anno e se presenta l'originale valido accompagnato da un permesso internazionale di guida oppure da una traduzione ufficiale in italiano. Il permesso internazionale da solo non vale: è accessorio e va esibito con l'originale. Le regole di riconoscimento cambiano nel tempo, quindi nel dubbio la fonte è il Portale dell'Automobilista del Ministero delle Infrastrutture e dei Trasporti, o lo sportello della Motorizzazione Civile.

Cosa controllare, documento per documento

Questa è la griglia da stampare e tenere sotto il banco, utile soprattutto nei turni in cui il titolare non c'è.

I segnali di un cliente ad alto rischio

Nessuno di questi segnali, da solo, giustifica un rifiuto. Due o tre insieme sì. Il criterio è semplice: quando la pressione a chiudere in fretta aumenta, il controllo rallenta.

• Fretta inspiegabile, insistenza per saltare la firma o il giro dei danni, telefonate continue durante il check-in.
• Documento appena rilasciato e carta appena emessa, con un numero di telefono che non riceve il messaggio di verifica davanti a voi.
• Carta di pagamento intestata a una persona diversa dal conducente, o pagamento che un terzo vuole fare al posto suo.
• Interesse spropositato per il segmento alto della flotta rispetto al profilo del cliente, e nessuna domanda sul prezzo.
• Riconsegna in un'altra città chiesta senza motivo e senza un indirizzo verificabile.
• Dati che non si incrociano: cognome della prenotazione diverso da quello del documento, indirizzo di posta elettronica creato il giorno stesso.

Il controllo prima delle chiavi: la comunicazione obbligatoria

In Italia il noleggio senza conducente non si chiude con la firma. Il noleggiatore deve trasmettere per via telematica i dati identificativi di chi prende il veicolo al Centro Elaborazione Dati del Ministero dell'Interno, attraverso il portale dedicato della Polizia di Stato, alla stipula del contratto e comunque prima della consegna. L'accesso non è libero: ogni società chiede l'abilitazione alla Questura competente, che rilascia le credenziali. L'omissione è sanzionata.

• Trasmettete sempre prima della consegna, mai a cose fatte, e archiviate la ricevuta con il contratto e il verbale di consegna.
• Se il nome non si riesce a trascrivere perché il documento è illeggibile o incoerente, quello è già un segnale: fermatevi lì.
• Raccogliete solo i dati necessari al contratto e all'obbligo di comunicazione, conservateli per il tempo necessario e consegnate l'informativa. Il riferimento è il Garante per la protezione dei dati personali.
• Modalità operative e moduli cambiano: verificate periodicamente le indicazioni della Questura e della Polizia di Stato.

Integrare la verifica nel check-in senza rallentarlo

Un controllo serio non allunga il check-in, se si sposta a monte. L'agenzia che litiga con il tempo è quella che vede i documenti per la prima volta quando il cliente è già davanti al banco con il trolley in mano.

1. 1Chiedete patente e documento d'identità alla prenotazione, non alla consegna, e verificate il supporto sulle immagini appena arrivano.
2. 2Al banco restano tre gesti: documento originale in mano, confronto di volto e firma, trasmissione telematica dei dati.
3. 3Scrivete la procedura su una pagina sola e appendetela dietro il banco: chi lavora la domenica deve fare quello che fa il titolare il lunedì.
4. 4Date al personale il diritto di rifiutare senza chiedere il permesso, altrimenti consegnerà le chiavi per non sbagliare in azienda, e sbaglierà in strada.
5. 5Strumento minimo: una lampada UV da banco, una lente e il registro dei documenti autentici aperto su un tablet.

Vale la pena ragionare anche sul canale di prenotazione, perché è lì che l'identità del cliente si raccoglie per la prima volta. Su DRIVO, il marketplace europeo che mette in contatto i viaggiatori con agenzie indipendenti e locali, l'agenzia lavora con profili verificati e recensioni, gestisce calendario, flotta e prenotazioni dal back-office e riceve i pagamenti in automatico tramite Stripe. Pubblicare la flotta non comporta costi fissi: nessuna quota di iscrizione, nessun canone mensile, commissione solo sulle prenotazioni concluse. Gli annunci sono multilingue in cinque lingue.

Se il sospetto arriva dopo la consegna del veicolo

Succede: il documento passa il controllo e il dubbio arriva due giorni dopo, quando il telefono è staccato o la carta di pagamento viene contestata. La regola è una sola: il recupero non è un lavoro da noleggiatore.

1. 1Congelate la documentazione: contratto firmato, copie dei documenti, ricevuta della trasmissione telematica, verbale e fotografie di consegna, tracciati dei pagamenti.
2. 2Non annunciate il sospetto al cliente e non contrattate: un avviso anticipato fa sparire il veicolo.
3. 3Sporgete denuncia alle forze dell'ordine con tutta la documentazione e i dati del veicolo, compresa la targa e l'eventuale dispositivo di localizzazione installato legittimamente e dichiarato nel contratto.
4. 4Avvisate la compagnia assicurativa nei termini di polizza e, se la prenotazione è arrivata da un canale esterno, anche il suo servizio di assistenza.
5. 5Rivedete il caso con il personale entro la settimana: quale segnale c'era e non è stato visto?