IVA e fiscalità della flotta a noleggio in Spagna

Se la tua impresa noleggia veicoli senza conducente in Spagna, l'IVA assolta sulle auto della flotta è detraibile per intero, perché la stessa legge spagnola sull'IVA colloca i veicoli destinati ai servizi di noleggio tra i casi di destinazione totale all'attività. La detrazione parziale presunta che si applica alle auto a uso misto di un'impresa qualsiasi, quindi, non ti limita.

Il prezzo da pagare è la prova. Quella destinazione si presume, ma la presunzione è contestabile: l'Agencia Tributaria, l'amministrazione finanziaria spagnola, può verificare veicolo per veicolo se sono davvero sul mercato del noleggio. Ciò che decide una verifica non è il codice di attività con cui ti sei iscritto, ma la traccia documentale che riesci a mettere sul tavolo per ogni targa. La percentuale applicabile e i termini in vigore vanno sempre confermati con l'Agencia Tributaria o con il tuo consulente fiscale.

Destinato all'attività: cosa guarda il fisco quando il tuo mestiere è noleggiare

Destinazione esclusiva non significa che l'auto si muova solo quando è noleggiata. Significa che ogni suo utilizzo è aziendale. Il trasferimento tra l'ufficio e il banco in aeroporto, il passaggio in officina, la pulizia, il riposizionamento tra le sedi e i giorni di fermo fanno parte dell'attività quanto un contratto firmato. Ciò che rompe l'esclusività è l'uso privato, anche sporadico, del socio, dell'amministratore, di un dipendente o di un familiare.

• Un'auto non smette di essere destinata all'attività perché resta settimane senza prenotazioni: la disponibilità fa parte del mestiere e deve risultare nel calendario.
• Officina, revisione spagnola (ITV), lavaggio, rifornimento e trasferimenti tra i punti di consegna sono uso aziendale del veicolo stesso.
• L'auto che il gestore usa per tornare a casa è un altro caso: o la documenti come compenso in natura, o la tieni fuori dalla flotta.
• Il libretto di circolazione spagnolo (permiso de circulación) deve essere intestato all'impresa e la polizza deve coprire espressamente il noleggio senza conducente.
• Se destini un veicolo della flotta a un altro uso, avvisa il consulente: può imporre una rettifica della detrazione già operata.

Acquisto, renting o leasing: cosa cambia davvero

Nessuna delle tre forme ti dà o ti toglie il diritto alla detrazione. Cambia il momento in cui subisci l'imposta, il documento che la giustifica e ciò che succede alla fine del contratto. Comprando, subisci tutta l'IVA in una volta sulla fattura di acquisto e l'auto entra tra le immobilizzazioni, con la rettifica che spetta se ne cambi l'utilizzo negli anni successivi. In leasing la subisci ripartita su ogni canone e poi, esercitando l'opzione di acquisto, su quell'ultimo pagamento. Nel renting non compri nulla: sottoscrivi un servizio continuativo, l'IVA viaggia in ogni canone mensile e alla fine restituisci solo l'auto.

Per una flotta piccola la scelta riguarda la liquidità e il rischio sul valore residuo, non l'IVA. C'è però una differenza operativa che conta: nel renting la detrazione si distribuisce mese per mese, quindi un errore sulla destinazione emerge e si corregge presto, mentre un errore sulla fattura di un acquisto si trascina per anni.

Ciò che non dipende dalla forma di acquisizione

• Carburante, pneumatici, riparazioni, ricambi, lavaggio, pedaggi e parcheggi seguono la sorte dell'auto a cui si riferiscono.
• L'assicurazione non porta IVA, quindi non c'è imposta da detrarre; la riparazione che l'assicuratore finisce per pagare, invece, la porta.
• L'imposta comunale sui veicoli e le tariffe dell'ITV non sono IVA e non entrano nella tua liquidazione periodica.
• Quando vendi un'auto della flotta, la vendita porta IVA. Se allora avevi detratto solo una parte, chiedi come si effettua la rettifica.
• Pretendi la targa su tutte le fatture: è il dettaglio più facile da ottenere dal fornitore e quello che una verifica apprezza di più.

Il fascicolo che regge una verifica

Una verifica non ti chiede spiegazioni, ti chiede carte. La buona notizia è che un'agenzia ordinata le produce già; il problema, quasi sempre, è che vivono in posti diversi e nessuno le ha mai raccolte per targa. Quello che funziona è una cartella per veicolo che racconti la sua vita intera, dalla fattura di ingresso a quella di uscita.

1. 1Fattura di acquisto, di renting o di leasing, con tutti i dati fiscali e la targa.
2. 2Libretto di circolazione, scheda tecnica e verbali dell'ITV intestati all'impresa.
3. 3Polizza assicurativa che copra espressamente il noleggio senza conducente.
4. 4Contratti di noleggio numerati, con verbale di consegna e riconsegna e lettura del contachilometri.
5. 5Fatture emesse ai clienti, con l'IVA applicata e la targa noleggiata identificata.
6. 6Calendario di disponibilità e documenti dell'officina che spieghino i giorni senza noleggio.
7. 7Registri delle fatture emesse e ricevute quadrati con le liquidazioni già presentate.

Gli errori che costano di più

• Fatture intestate al socio e non alla società, o senza NIF completo: l'imposta non è detraibile anche se la spesa è reale.
• Ricevute del distributore invece di fatture. La ricevuta non dà diritto alla detrazione, e quasi tutti i distributori la sostituiscono se la chiedi sul momento.
• Contratti non numerati e senza riconsegna firmata: lasciano buchi nel calendario del veicolo che qualcuno dovrà spiegare.
• Mettere nella stessa cassa della flotta l'auto che guida abitualmente la famiglia.
• Trattare l'indennizzo dell'assicurazione come se portasse IVA.

Dove si colloca lo strumento con cui vendi la flotta

Una traccia documentale pulita non si costruisce il giorno prima di una verifica: la costruisce il flusso quotidiano delle prenotazioni. Se ogni prenotazione resta registrata con il suo veicolo, le sue date, il suo cliente e il suo incasso, il calendario di ogni targa si scrive da sé e i buchi hanno una spiegazione prima che qualcuno la chieda.

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