Bilancio annuale di un autonoleggio: gli indicatori chiave

Il bilancio di fine anno di un’agenzia di noleggio si riduce a sei indicatori: il tasso di utilizzo della flotta, la durata media del noleggio, il ricavo per veicolo disponibile, la ripartizione fra i canali di acquisizione, il tasso di cancellazione e il costo dei contenziosi. Calcolateli sui vostri dati, confrontateli con il vostro anno precedente mese per mese anziché con una media di settore e, soprattutto, leggeteli insieme: presi singolarmente, ciascuno di questi indicatori può raccontarvi una storia falsa.

Un bilancio utile non serve a capire se l’anno è andato bene, questo lo sapete già. Serve a capire perché, e quale decisione ne consegue sulla flotta, sul tariffario e sui canali per l’anno che viene. Il resto è impaginazione.

Fate il bilancio prima della chiusura, non dopo

Dicembre non è il momento giusto per scoprire che la flotta è stata più grande di due veicoli per tutto l’autunno. Calcolando gli indicatori già alla fine dell’autunno, prima della chiusura dell’esercizio, mantenete tre leve ancora attive: aggiustare le tariffe di fine anno, decidere quali veicoli uscire dalla flotta prima della prossima revisione e della prossima scadenza assicurativa, e aprire, rinegoziare o chiudere un canale prima della stagione. Dopo la chiusura il bilancio diventa un documento contabile; prima, è uno strumento di gestione.

• Estraete i dati grezzi che vi servono: contratti, giorni noleggiati, incassi effettivi, cancellazioni, fermi in officina, per veicolo e per mese.
• Lavorate in giorni-veicolo, l’unità che rende i mesi confrontabili fra loro.
• Togliete dai giorni disponibili quelli in cui il veicolo era dal carrozziere o fermo: altrimenti vi penalizzate due volte.
• Mantenete lo stesso metodo da un anno all’altro, anche se imperfetto. Un metodo stabile vale più di un metodo esatto che si cambia ogni anno.

I sei indicatori e come calcolarli sui vostri dati

Nessuno di questi indicatori richiede un software: un foglio di calcolo e i vostri contratti bastano per il primo anno. Quello che conta è la definizione. Scrivetela una volta, mettetela in testa alla tabella e non cambiatela più.

Utilizzo e ricavo per veicolo disponibile: mai l’uno senza l’altro

Il tasso di utilizzo misura se i veicoli lavorano. Il ricavo per veicolo disponibile misura se lavorano utilmente. I due si muovono spesso nella stessa direzione, ed è quando divergono che compare l’informazione. Un utilizzo in crescita con un ricavo per veicolo disponibile fermo o in calo significa che avete comprato volume con le tariffe: più partenze, più rientri, più lavaggi, più usura, per un risultato nella migliore delle ipotesi identico. Al contrario, un utilizzo in calo mentre il ricavo per veicolo disponibile sale non è necessariamente un problema: forse avete semplicemente smesso di svendere le settimane vuote, e questa è una decisione, non un incidente.

Durata media: lo stesso ricavo, due mestieri diversi

La durata media del noleggio cambia il mestiere senza cambiare il ricavo. Una flotta che gira su weekend e su spostamenti di sola andata tra sedi non si gestisce come una flotta che esce a settimana. Ogni contratto in più, a parità di ricavo, aggiunge un verbale di consegna, un verbale di riconsegna, un pieno, un lavaggio, uno slot al banco e un’occasione di contenzioso. Se la durata media scende anno dopo anno, il carico di lavoro cresce anche quando il conto economico non si muove: è esattamente il tipo di deriva che un bilancio annuale deve intercettare.

Tre combinazioni che dicono più di sei indicatori isolati

Un indicatore da solo si lascia leggere nel senso che fa comodo. Incrociateli a coppie e le spiegazioni possibili si riducono molto rapidamente.

1. 1Utilizzo in crescita, ricavo per veicolo disponibile in calo: erosione tariffaria. Guardate prima gli sconti dell’ultimo minuto e il tariffario di bassa stagione, prima di accusare il mercato.
2. 2Utilizzo stabile, durata media in calo: il volume di movimentazione cresce a ricavo costante. Verificate il costo variabile per contratto, non il costo per giorno.
3. 3Peso di un canale in crescita e costo dei contenziosi in crescita sullo stesso canale: da lì non arriva la stessa clientela che arriva altrove. Segmentate i contenziosi per canale prima di concludere qualsiasi cosa, perché un canale molto stagionale concentra meccanicamente gli incidenti.

Canali di acquisizione: passare dal lordo al netto

È la parte del bilancio che quasi nessuno fa bene, ed è quella che cambia più decisioni. Il ricavo lordo per canale è facile da estrarre e non vuol dire niente. Quello che conta è il contributo netto: ciò che resta davvero, per contratto, una volta tolto tutto.

• Partite dall’incassato, non dall’importo mostrato in fase di prenotazione.
• Togliete la commissione del canale, i costi di incasso e il ricavo perso per cancellazioni tardive su quel canale.
• Contate il tempo: minuti al telefono, solleciti, gestione dei contenziosi, per contratto proveniente dal canale. Valorizzatelo al costo del vostro banco, anche in modo approssimativo.
• Guardate quando il canale consegna. Un canale che vi porta solo prenotazioni di alta stagione, in settimane in cui comunque non avevate veicoli liberi, non vi ha portato nulla: ha sostituito una prenotazione che avreste avuto in ogni caso.
• Guardate che cosa fa dei vostri vuoti: le settimane lente dell’autunno, le vacanze scolastiche delle zone francesi che non sono la vostra, i ponti. Un canale che riempie i buchi vale più di un canale che riempie i picchi.

Cancellazioni, mancate presentazioni e contenziosi: il costo senza nome

Cancellazioni, mancate presentazioni al banco e contenziosi non hanno una voce propria nel conto economico, ed è proprio per questo che sfuggono al bilancio. Si misurano però in modo molto semplice: tutto ciò che avete rinunciato a fatturare, più tutto ciò che avete riparato senza riaddebitarlo, più le ore impiegate, diviso per il numero di contratti.

• Separate la cancellazione anticipata, che vi lascia il tempo di rinoleggiare il veicolo, dalla cancellazione del giorno stesso e dalla mancata presentazione, che vi lasciano un veicolo fermo.
• Collegate ogni contenzioso al suo verbale di consegna e di riconsegna. La maggior parte dei contenziosi persi si perde alla consegna, non al rientro.
• Datate e marcate l’ora delle fotografie, sia alla consegna sia alla riconsegna, carburante e chilometraggio compresi. Un fascicolo che non fa prova costa sempre più di un fascicolo soltanto incompleto.
• Seguite a parte i verbali di contravvenzione: l’indicazione del conducente ha scadenze proprie e un proprio costo amministrativo, e questa voce cresce in silenzio.
• Indicate nel contratto il termine di restituzione del deposito di garanzia e rispettatelo. I contenziosi sul deposito sono i più costosi in reputazione per una posta in gioco spesso modesta.

Dall’indicatore alla decisione: flotta, tariffe, canali

Un bilancio che finisce in una tabella non è servito a niente. Deve finire in un elenco di decisioni datate, con un responsabile, anche se quel responsabile siete voi.

1. 1Flotta: decidete entrate e uscite veicolo per veicolo, partendo dal ricavo per veicolo disponibile di ciascuno e non dal dato complessivo. Un veicolo che non copre né il canone, né l’assicurazione, né la manutenzione deve uscire, per quanto piaccia ai clienti.
2. 2Vincoli di accesso: se noleggiate all’interno di un’area urbana che applica una zone à faibles émissions, la zona francese a basse emissioni, o verso una di queste, il bollino Crit’Air di ciascun veicolo diventa un criterio di rinnovo quanto il suo consumo. Le città interessate, le regole e le sanzioni cambiano spesso: verificate la situazione vigente presso la fonte ufficiale del governo francese prima di fissare un piano di flotta, e non considerate definitiva nessuna regola.
3. 3Tariffe: costruite il tariffario dell’anno successivo sulla vostra curva reale di utilizzo mensile, non sul calendario scolastico in generale. I vostri picchi dipendono dalla vostra zona, dalla stazione ferroviaria e dall’aeroporto più vicini e dalle abitudini di parcheggio della vostra città.
4. 4Canali: ordinate i canali per contributo netto e per capacità di riempire le settimane vuote. Chiudere, rinegoziare o testare: scrivete quale delle tre per ciascuno, e entro quale data deciderete.
5. 5Procedure: ogni contenzioso che si è ripetuto durante l’anno deve produrre una modifica concreta del contratto, del verbale di consegna o del copione al banco. Altrimenti tornerà identico.

Dove un marketplace si legge nel vostro bilancio

I canali non si giudicano solo dalla commissione, ma dalla struttura del loro costo. Un canale che vi addebita un abbonamento mensile va ammortizzato su tutte le vostre settimane, comprese quelle in cui non noleggiate nulla; un canale senza costi fissi pesa soltanto sui contratti che vi porta. È una differenza di aritmetica, non di marketing, e si vede subito nel contributo netto per canale nei mesi vuoti.

DRIVO è un marketplace europeo che mette in contatto i viaggiatori con agenzie di noleggio indipendenti e locali affidabili e con proprietari privati, prima in Francia e poi altrove in Europa e in Nord Africa. Pubblicare costa 0 €, senza costi di inserzione né abbonamento mensile: la commissione si applica solo alle prenotazioni completate, quindi una settimana vuota non costa nulla all’agenzia. I pagamenti sono automatici tramite Stripe, gli annunci sono multilingue e raggiungono viaggiatori in cinque lingue, i profili e le recensioni sono verificati e il back-office copre il calendario delle prenotazioni e la gestione della flotta, cioè la fonte di dati che vi serve per rifare questo bilancio l’anno prossimo in un pomeriggio invece che in una settimana.