Prevenire le frodi nel noleggio: controllare la patente

Le frodi nel noleggio di veicoli non si prevengono a intuito, ma con tre controlli che al banco vanno insieme: l'autenticità della patente di guida a partire dai suoi elementi di sicurezza, il confronto dei dati con un secondo documento ufficiale con fotografia e un mezzo di pagamento intestato al conducente e tracciabile. Se manca uno solo di questi tre controlli, la consegna resta aperta come una porta non chiusa.

Chi vuole appropriarsi di un veicolo, portarlo via o rivenderlo raramente si ferma davanti al contratto di noleggio. Si ferma davanti a un banco che applica la stessa procedura a ogni cliente, annota le discordanze e, nel dubbio, non consegna le chiavi. Di questo parla l'articolo: di una procedura che si chiude in pochi minuti, non infastidisce i clienti abituali e riconosce comunque gli schemi usati contro le imprese piccole e medie.

Passo 1: controllare davvero la patente di guida

In Germania la patente europea in formato tessera è prodotta dalla tipografia federale, la Bundesdruckerei, e sovrappone diversi elementi di sicurezza. I falsi raramente cedono sulla fotografia: cedono sulla profondità. Ciò che è soltanto stampato non si muove, e ciò che dovrebbe essere inciso risulta liscio al tatto. Prendete quindi la tessera in mano, inclinatela verso la luce e passate il dito sulla superficie.

• Elementi ottici variabili: inclinando la tessera, i motivi e le scritte devono comparire e scomparire, non soltanto brillare.
• Elementi tattili: l'incisione laser e il rilievo si sentono con il dito; una tessera completamente liscia è un segnale di allarme.
• Caratteri: lettere regolari, bordi netti, nessuna lettera sfilacciata o pixelata, la microscrittura resta leggibile con la lente.
• Struttura della tessera: bolle d'aria, strati che si separano, bordi sfrangiati o una fotografia inserita in un secondo momento.
• Coerenza dei dati: data di rilascio, categorie e validità devono corrispondere all'età della persona e all'esperienza dichiarata.
• Autorità di rilascio: l'ufficio patenti indicato, la Fahrerlaubnisbehörde, deve esistere e corrispondere alla residenza dichiarata.

Per il confronto con un esemplare autentico esistono riferimenti ufficiali. Il Consiglio dell'Unione europea tiene un registro pubblico dei documenti di identità e di viaggio autentici, in cui i modelli tedeschi di patente e i documenti degli altri Stati membri sono descritti con i loro elementi di sicurezza. Indicazioni pratiche per le imprese sono inoltre pubblicate dal servizio di prevenzione criminale della polizia dei Länder e della Federazione. Ciò che invece non potete verificare da soli è se un titolo di guida sia effettivamente valido: il registro centrale delle patenti tenuto dall'autorità federale dei trasporti, la Kraftfahrt-Bundesamt di Flensburgo, non è accessibile alle imprese di noleggio. Voi controllate il documento, non il registro.

Patenti rilasciate all'estero

Le tessere dell'Unione europea e dello Spazio economico europeo sono riconosciute in Germania senza ulteriori formalità. I documenti rilasciati da Paesi terzi restano validi solo per un periodo limitato dopo il trasferimento della residenza in Germania e devono poi essere convertiti: chiedete quindi la residenza abituale e non solo l'indirizzo stampato sul documento. Una patente internazionale non è un titolo di guida autonomo, ma una traduzione, e vale soltanto insieme all'originale nazionale. Le regole vincolanti sono contenute nel regolamento tedesco sulle patenti, la Fahrerlaubnis-Verordnung; per il singolo caso risponde l'ufficio patenti competente, a seconda del comune lo sportello presso l'ufficio del cittadino o presso l'amministrazione del circondario. Non trattate mai queste regole come fissate per sempre: nel dubbio, rivolgetevi a quell'ufficio.

Passo 2: unire identità e pagamento

Una patente falsa da sola non fa uscire nessuno dal piazzale. Il veicolo parte solo quando passa anche il pagamento, ed è lì che si trova il controllo più efficace: tre nomi devono coincidere, quello sulla patente, quello sul documento di identità e quello sul mezzo di pagamento.

• Cauzione tramite preautorizzazione su carta di credito intestata al conducente; le carte prepagate o di terzi sono un motivo per guardare meglio.
• In caso di pagamento anticipato online, attendete la conferma della banca del cliente e non solo l'avviso di pagamento nel vostro sistema.
• Richiamata su un numero che avete cercato voi stessi, per esempio il centralino del datore di lavoro indicato, e non il numero scritto su un foglio.
• Informazione sulla solvibilità presso una società di informazioni commerciali solo con una base giuridica solida, una finalità documentata e l'informativa al cliente.
• Verbale di consegna con fotografie, chilometraggio, livello di carburante e firma; è lo stesso verbale che poi sostiene una denuncia.

Segnali di allarme e contromisure adeguate

Una singola anomalia è innocua. Pericoloso è l'accumulo: prenotazione all'ultimo momento, veicolo di valore, pagamento in contanti, fretta. La tabella che segue collega gli schemi che le imprese di noleggio tedesche riferiscono con regolarità alla contromisura adatta al banco.

Nessuno di questi segnali giustifica l'accusa a un cliente. Ne giustificano uno solo: che non accorciate la procedura, nemmeno in un venerdì pomeriggio affollato.

Documentazione e protezione dei dati: cosa è consentito

Prendere visione della patente e del documento di identità è lecito e necessario per il contratto di noleggio; copiarli senza limiti non lo è. In Germania la riproduzione della carta d'identità richiede il consenso del titolare secondo la legge tedesca sulla carta d'identità, e il regolamento generale sulla protezione dei dati aggiunge la minimizzazione, una finalità chiara e la cancellazione appena tale finalità è raggiunta. Chi accumula scansioni senza averne disciplinato l'uso scambia un rischio di frode con un rischio sulla protezione dei dati.

• Registrate ciò che serve al contratto: nome, data di nascita, indirizzo, numero della patente, categorie e validità.
• Copie integrali solo con una finalità documentata, una base giuridica solida e il consenso dove è richiesto.
• Termini di cancellazione fissi invece di cartelle che crescono, anche nel sistema di prenotazione e in contabilità.
• Limitare l'accesso ai documenti dei clienti alle persone che ne hanno bisogno per lavorare.
• Descrivere il controllo nel registro delle attività di trattamento; i dubbi li chiarisce l'autorità di protezione dei dati del vostro Land.

Quando un veicolo non torna

1. 1Fissare per iscritto un termine di restituzione breve e chiaro, attraverso il canale concordato nel contratto.
2. 2Analizzare i dati di posizione solo nei limiti che avete descritto al cliente in modo trasparente e preventivo.
3. 3Presentare denuncia al commissariato competente, in molti Länder anche tramite il commissariato online della polizia regionale, e farsi rilasciare la ricevuta della denuncia.
4. 4Raccogliere subito i documenti: contratto di noleggio, i dati dei documenti registrati nei limiti consentiti, verbale di consegna, giustificativi di pagamento, comunicazioni.
5. 5Informare senza indugio l'assicuratore e rispettare i termini della polizza; se il caso sia registrato come furto o come appropriazione indebida può decidere la copertura.
6. 6I documenti del veicolo e la seconda chiave restano per principio in azienda, mai nel veicolo.

Questo ordine suona burocratico, ma decide se una pratica avanza rapidamente o resta ferma. Più pulita è la documentazione del banco, più veloce lavora la polizia e meno discute l'assicuratore.

Controllare senza rallentare la consegna

Una procedura troppo lunga dopo due settimane non viene più seguita. Il controllo deve quindi stare su una scheda tenuta dove avviene la consegna: 4 punti per il documento, 2 punti per il pagamento, 1 firma. Formate tutte le persone che consegnano le chiavi, non solo la titolarità. Per i veicoli di valore vale la pena il principio del doppio controllo. E regole chiare nelle condizioni di noleggio, per esempio età minima, anzianità minima della patente e mezzi di pagamento ammessi, vi risparmiano la discussione caso per caso.

Chi noleggia online può spostare in avanti una parte della selezione. Su un marketplace come DRIVO le richieste arrivano attraverso profili verificati con recensioni, prenotazioni e calendario stanno in un back office con gestione della flotta, e i versamenti avvengono automaticamente tramite Stripe. Pubblicare i veicoli non costa nulla: nessun costo di inserimento, nessun costo mensile, commissione solo sulle prenotazioni concluse, così una settimana vuota non costa niente all'azienda. Quello che nessun marketplace farà per voi è il controllo dei documenti alla consegna. Resta il vostro compito e la vostra protezione più efficace.