IVA y fiscalidad de la flota de alquiler

Si tu empresa se dedica al alquiler de vehículos sin conductor, el IVA soportado en los coches de tu flota es deducible de forma íntegra, porque la propia Ley del IVA incluye los vehículos destinados a los servicios de alquiler entre los supuestos de afectación total a la actividad. No te limita, por tanto, la deducción parcial presunta que se aplica a los turismos de uso mixto de una empresa cualquiera.

La contrapartida es la prueba. Esa afectación se presume, pero la presunción es rebatible: la Agencia Tributaria puede comprobar vehículo a vehículo si de verdad están en el mercado de alquiler, y lo que decide una comprobación no es el epígrafe con el que te diste de alta, sino el rastro documental que puedas poner sobre la mesa para cada matrícula. El porcentaje aplicable y los plazos vigentes confírmalos siempre con la Agencia Tributaria o con tu asesor fiscal.

Afecto a la actividad: qué mira Hacienda cuando tu negocio es alquilar

Afectación exclusiva no significa que el coche solo se mueva cuando está alquilado. Significa que todo su uso es empresarial. El traslado entre la oficina y el mostrador del aeropuerto, el viaje al taller, la limpieza, el reposicionamiento entre delegaciones y los días de parada forman parte de la actividad igual que un contrato firmado. Lo que rompe la exclusividad es el uso privado, aunque sea esporádico, del socio, el administrador, un empleado o un familiar.

• Un coche no deja de estar afecto porque pase semanas sin alquilarse: la disponibilidad es parte del negocio y conviene que quede registrada en tu calendario.
• Taller, ITV, lavado, repostaje y traslado entre puntos de entrega son uso empresarial del propio vehículo.
• El coche que el gerente usa para ir a casa es otro caso: o se documenta como retribución en especie, o se mantiene fuera de la flota.
• El permiso de circulación debe estar a nombre de la empresa y la póliza debe amparar expresamente el arrendamiento sin conductor.
• Si destinas un vehículo de la flota a otro uso, avisa a tu asesor: puede obligar a regularizar la deducción practicada en su día.

Comprar, renting o leasing: qué cambia de verdad

Ninguna de las tres formas te da ni te quita el derecho a deducir. Lo que cambia es cuándo soportas la cuota, qué documento la justifica y qué pasa al final del contrato. Comprando soportas todo el IVA de golpe en la factura y el coche entra en tu inmovilizado, con la regularización que corresponda si cambias su uso en los años siguientes. En leasing lo soportas repartido en cada recibo y, al ejercer la opción de compra, en ese último pago. En renting no compras nada: contratas un servicio continuado, el IVA viaja en cada cuota y al terminar solo devuelves el coche.

Para una flota pequeña la decisión suele ser de tesorería y de riesgo de valor residual, no de IVA. Hay, eso sí, una diferencia operativa que cuenta: con renting la deducción se reparte mes a mes, así que un error de afectación se detecta y se corrige pronto, mientras que un error en la factura de una compra arrastra durante años.

Lo que no depende de la forma de adquisición

• Combustible, neumáticos, reparaciones, recambios, lavado, peajes y aparcamiento siguen la suerte del coche al que se refieren.
• El seguro no lleva IVA repercutido, así que no hay cuota que deducir; la reparación que el seguro acaba pagando sí lo lleva.
• El impuesto municipal sobre vehículos y las tasas de la ITV no son IVA y no entran en tu autoliquidación periódica.
• Cuando vendes un coche de la flota, la venta lleva IVA repercutido. Si en su día dedujiste solo una parte, pregunta cómo se ajusta.
• Pide que todas las facturas lleven la matrícula: es lo más fácil de exigir al proveedor y lo que más agradece una comprobación.

El expediente que resiste una comprobación

Una inspección no te pide explicaciones, te pide papeles. La buena noticia es que una agencia ordenada ya los genera; el problema casi siempre es que viven en sitios distintos y nadie los ha reunido por matrícula. Lo que funciona es una carpeta por vehículo que cuente su vida completa, desde la factura de entrada hasta la de salida.

1. 1Factura de compra, de renting o de leasing, con todos los datos fiscales y la matrícula.
2. 2Permiso de circulación, ficha técnica e informes de la ITV a nombre de la empresa.
3. 3Póliza de seguro que ampare expresamente el alquiler sin conductor.
4. 4Contratos de alquiler numerados, con documento de entrega y devolución y lectura del cuentakilómetros.
5. 5Facturas emitidas a clientes, con el IVA repercutido y la matrícula identificada.
6. 6Calendario de disponibilidad y partes de taller que expliquen los días sin alquilar.
7. 7Libros registro de facturas emitidas y recibidas cuadrados con las autoliquidaciones presentadas.

Los errores que más caros salen

• Facturas a nombre del socio y no de la sociedad, o sin el NIF completo: la cuota no es deducible aunque el gasto sea real.
• Tickets de gasolinera en lugar de facturas. El ticket no da derecho a deducir, y casi todas las estaciones lo cambian si lo pides en el momento.
• Contratos sin numerar y sin devolución firmada: dejan huecos en el calendario que alguien tendrá que explicar.
• Meter en la misma caja que la flota el coche que conduce habitualmente la familia.
• Tratar la indemnización del seguro como si llevara IVA repercutido.

Dónde encaja la herramienta con la que vendes la flota

Un rastro documental limpio no se construye el día antes de una comprobación: lo construye el flujo diario de reservas. Si cada reserva queda registrada con su vehículo, sus fechas, su cliente y su cobro, el calendario de cada matrícula se escribe solo y los huecos tienen explicación antes de que alguien pregunte.

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