DSGVO und Führerscheinprüfung am Mietwagenschalter

Ja, deine Agentur darf und muss den Führerschein derjenigen Person prüfen, die mit dem Auto losfährt, aber prüfen ist nicht dasselbe wie eine Fotokopie aufzubewahren. Die RGPD, die spanische Fassung der DSGVO, und das nationale Ausführungsgesetz LOPDGDD erlauben dir, die Gültigkeit des Führerscheins zu verifizieren und die für die Vertragserfüllung unbedingt nötigen Daten zu notieren; das vollständige Abbild des Dokuments zu speichern braucht eine eigene Rechtfertigung, eine festgelegte Frist und eine Erklärung, die vor der AEPD, der spanischen Datenschutzbehörde, Bestand hat.

Der Unterschied zwischen einem ruhigen Schalter und einem unangenehmen Verfahren liegt fast nie an der Technik, sondern an zwei Entscheidungen: welche Felder du speicherst und wie lange. Wir gehen sie Feld für Feld durch und kommen danach zu ausländischen und digitalen Führerscheinen und zur Ablehnung einer Vermietung.

Prüfen heißt nicht kopieren

Die betriebliche Pflicht ist klar: Du darfst ein Fahrzeug niemandem übergeben, der nicht zum Fahren berechtigt ist. Daraus folgt, dass du das Dokument ansiehst, die Gültigkeit prüfst, prüfst, ob die Klasse das Fahrzeug abdeckt, und ob die Person vor dir die Inhaberin ist. Aufmerksam ausgeführt ist diese Sichtprüfung der Kern der Kontrolle, und sie allein erzeugt keine Datei, die du hüten musst.

Der Ärger beginnt im nächsten Schritt, wenn der Führerschein durch den Scanner oder die Handykamera läuft und das Bild in einem Postfach, einem geteilten Ordner oder einem Chat liegen bleibt. In diesem Moment hast du eine Verarbeitung geschaffen, die du erklären können musst: wozu sie dient, wer Zugriff hat, wo sie gespeichert ist und wann sie verschwindet. Die AEPD weist regelmäßig darauf hin, dass die vollständige Kopie eines Ausweisdokuments unverhältnismäßig ist, wenn die Prüfung einzelner Angaben genügt, und dieselbe Überlegung lässt sich auf den Führerschein übertragen. Das ist eine lebendige Linie: Sieh die aktuellen Leitfäden der AEPD durch, bevor du dein Verfahren festschreibst.

Welche Führerscheindaten du wirklich brauchst

Ein Führerschein trägt deutlich mehr Informationen, als eine Agentur nutzt. Der Test ist einfach: Steht ein Feld nicht im Vertrag, dient es nicht der Prüfung und bräuchtest du es auch nicht gegenüber einer Behörde, dann hat es in deinem System nichts zu suchen.

• Vor- und Nachname, wie sie auf dem Dokument stehen: sie identifizieren die Vertragspartei.
• Führerscheinnummer und ausstellende Behörde: damit lässt sich die Prüfung nachvollziehen, wenn sie später bestritten wird.
• Erteilte Klassen und Ablaufdatum: das ist die Berechtigungsprüfung selbst.
• Besitzdauer des Führerscheins, wenn deine Bedingungen eine Mindestdauer verlangen: ohne sie kannst du deine eigene Anforderung nicht anwenden.
• Lichtbild, Unterschrift und die Codes auf der Rückseite haben im Mietgeschäft selten einen eigenen Zweck: sieh sie am Schalter an und lass sie auf dem Dokument.

Rechtsgrundlage und Speicherdauer, Feld für Feld

Die Tabelle ist ein Ausgangspunkt für dein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten, kein Rechtsgutachten. Die konkreten Fristen hängen von deinen handels- und steuerrechtlichen Pflichten und von der Lebensdauer möglicher Ansprüche ab; ob deine Fassung trägt, sagt dir die AEPD, mit Hilfe deiner Beratung.

Zwei Hinweise zu den letzten Zeilen. Wenn du das Abbild erfasst, muss die Abwägung des berechtigten Interesses vor dem ersten Scan schriftlich vorliegen und nicht improvisiert werden, wenn jemand fragt. Und die Löschung muss automatisch erfolgen: eine Löschung, die davon abhängt, dass sich jemand erinnert, ist keine Frist, sondern eine Absicht.

Ausländische Führerscheine, internationaler Führerschein und digitaler Nachweis

Hier improvisieren unabhängige Agenturen am meisten und hier steht die RGPD paradoxerweise am wenigsten im Weg: Ein ausländisches Dokument zu prüfen ändert die Rechtsgrundlage nicht, nur die Schwierigkeit der Prüfung.

• In der Europäischen Union und im Europäischen Wirtschaftsraum ausgestellte Führerscheine: so gültig, wie sie sind. Achte auf Ablaufdatum und Klasse, die nicht immer spanisch geschrieben sind.
• Führerscheine von außerhalb dieses Raums: Der internationale Führerschein ist ein mehrsprachiges Begleitdokument, das das Original ergänzt und es nie ersetzt. Verlange beide.
• Digitaler Führerschein in der App der DGT, der spanischen Verkehrsbehörde: Für Inhaber mit Wohnsitz in Spanien funktioniert er, aber prüfe seine Reichweite außerhalb des Landes auf der Website der DGT, bevor du ihn als einziges Dokument akzeptierst.
• Automatisierter Abgleich mit den Registern der DGT: Die Rechtsgrundlage dafür wurde von der AEPD geprüft. Bietet ein Anbieter das an, lass dir schriftlich geben, welche Rechtsgrundlage gilt und was gespeichert wird.
• Halte deine Regel schriftlich fest und wende sie in der Hochsaison genauso an wie im November: Konsistenz ist es, was bei einer Beschwerde trägt.

Wenn der Führerschein nicht stimmig ist: ablehnen ohne zu diskriminieren

Du darfst eine Vermietung ablehnen. Was du nicht darfst, ist ablehnen, weil dir die Person vor dir nicht geheuer erscheint. Der Unterschied liegt im Kriterium: sachlich, schriftlich und für alle gleich.

1. 1Nimm die Ablehnungsgründe in deine Bedingungen auf: abgelaufenes Dokument, unzureichende Klasse, Besitzdauer unter deinem Minimum, ein Dokument, das du nicht prüfen kannst.
2. 2Führe bei allen Kundinnen und Kunden dieselbe Prüfung in derselben Reihenfolge durch, unabhängig von Herkunft, Sprache oder Aussehen.
3. 3Bleiben Zweifel am Dokument, verlange ein zweites Ausweisdokument und vergleiche die Angaben, bevor du entscheidest.
4. 4Begründe die Ablehnung mit der konkreten Tatsache und halte diese Tatsache schriftlich fest, nicht deinen Eindruck.
5. 5Gibt es Anzeichen für eine Fälschung, ist das eine Sache für die zuständige Behörde und nicht für eine Diskussion am Schalter.

Der Schalter von innen: Routinen, die Ärger ersparen

Der langweilige Teil entscheidet das Verfahren, und keine dieser Routinen kostet Geld: Sie kostet, sie einmal aufgeschrieben zu haben.

• Ein Datenschutzhinweis, sichtbar am Schalter und im Vertrag: welche Daten, zu welchem Zweck und an wen man sich zur Wahrnehmung seiner Rechte wendet.
• Ein aktuelles Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten mit einem eigenen Eintrag für die Fahrerprüfung.
• Ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit jeder Software, die Kundendaten speichert, auch mit der deiner Steuerberatung.
• Keine Dokumente in privaten Chats oder in der Fotogalerie des Telefons: ein einziger Ort, mit personenbezogenem Zugriff und geplanter Löschung.

Was Technik am Schalter beitragen kann

Ein geordnetes Back-Office hilft, denn die meisten Verstöße entstehen nicht aus bösem Willen, sondern aus verstreuten Daten. DRIVO ist ein europäischer Marktplatz, auf dem unabhängige Agenturen und Privatleute ihre Fahrzeuge anbieten; das Back-Office bündelt Buchungen, Kalender und Flottenverwaltung an einem Ort, mit verifizierten Profilen und Bewertungen, mehrsprachigen Anzeigen in fünf Sprachen und automatischen Auszahlungen über Stripe. Die Flotte einzustellen kostet 0 €, ohne Monatsgebühr, und Provision fällt nur auf abgeschlossene Buchungen an, eine leere Woche kostet also nichts. Nichts davon nimmt dir die Rolle des Verantwortlichen ab, und die Maßstäbe liegen weiter bei der AEPD und im BOE, dem spanischen Staatsanzeiger, nicht in einem Werkzeug.