Mehrwertsteuer und Steuern der Mietwagenflotte in Spanien

Wenn Ihr Unternehmen in Spanien Fahrzeuge ohne Fahrer vermietet, ist die Vorsteuer auf die Wagen Ihrer Flotte in voller Höhe abziehbar, denn das spanische Mehrwertsteuergesetz zählt Fahrzeuge, die der Vermietung dienen, selbst zu den Fällen vollständiger betrieblicher Zuordnung. Der nur teilweise Abzug, der bei gemischt genutzten Pkw eines gewöhnlichen Unternehmens vermutet wird, begrenzt Sie also nicht.

Der Preis dafür ist der Nachweis. Die betriebliche Zuordnung wird vermutet, doch die Vermutung ist widerlegbar: die Agencia Tributaria, die spanische Steuerverwaltung, kann Fahrzeug für Fahrzeug prüfen, ob es tatsächlich am Mietmarkt steht. Über eine Prüfung entscheidet nicht die Tätigkeitsnummer Ihrer Anmeldung, sondern die Belegkette, die Sie für jedes Kennzeichen auf den Tisch legen können. Den anwendbaren Prozentsatz und die geltenden Fristen bestätigen Sie stets bei der Agencia Tributaria oder bei Ihrem Steuerberater.

Betrieblich zugeordnet: worauf das Finanzamt schaut, wenn Vermieten Ihr Geschäft ist

Ausschließlich betriebliche Nutzung heißt nicht, dass der Wagen sich nur bewegt, solange er vermietet ist. Sie heißt, dass jede Nutzung betrieblich ist. Die Überführung zwischen Büro und Flughafenschalter, die Fahrt in die Werkstatt, die Reinigung, das Umsetzen zwischen Standorten und die Standtage gehören genauso zur Tätigkeit wie ein unterschriebener Vertrag. Was die Ausschließlichkeit bricht, ist die private Nutzung durch Gesellschafter, Geschäftsführer, Mitarbeiter oder Angehörige, und zwar auch die gelegentliche.

• Ein Wagen verliert die betriebliche Zuordnung nicht, weil er Wochen ohne Buchung bleibt: Verfügbarkeit gehört zum Geschäft und sollte in Ihrem Kalender stehen.
• Werkstatt, spanische Hauptuntersuchung (ITV), Wäsche, Tanken und Überführungen zwischen Übergabepunkten sind betriebliche Nutzung des Fahrzeugs selbst.
• Der Wagen, mit dem der Geschäftsführer nach Hause fährt, ist ein anderer Fall: entweder als Sachbezug dokumentiert oder außerhalb der Mietflotte geführt.
• Der spanische Fahrzeugschein (permiso de circulación) muss auf das Unternehmen lauten, und die Police muss die Vermietung ohne Fahrer ausdrücklich abdecken.
• Wenn Sie ein Flottenfahrzeug anders einsetzen, sagen Sie es Ihrem Berater: das kann eine Korrektur des bereits gezogenen Abzugs erzwingen.

Kauf, Renting oder Leasing: was sich wirklich ändert

Keine der drei Formen gibt oder nimmt Ihnen das Abzugsrecht. Es ändert sich, wann Sie die Steuer tragen, welcher Beleg sie nachweist und was am Vertragsende geschieht. Beim Kauf tragen Sie die gesamte Mehrwertsteuer auf einmal mit der Eingangsrechnung, und der Wagen geht ins Anlagevermögen, mit der entsprechenden Korrektur, falls Sie seine Nutzung in den Folgejahren ändern. Beim Leasing tragen Sie sie verteilt auf jede Rate und dann mit der letzten Zahlung bei Ausübung der Kaufoption. Beim Renting kaufen Sie nichts: Sie buchen eine laufende Dienstleistung, die Steuer reist in jeder Monatsrate mit, und am Ende geben Sie nur den Wagen zurück.

Für eine kleine Flotte ist das eine Frage der Liquidität und des Restwertrisikos, keine Frage der Mehrwertsteuer. Ein betrieblicher Unterschied zählt allerdings: beim Renting verteilt sich der Abzug Monat für Monat, ein Fehler bei der Zuordnung fällt also früh auf und ist schnell korrigiert, während ein Fehler auf einer Kaufrechnung Jahre nachwirkt.

Was von der Erwerbsform unabhängig ist

• Kraftstoff, Reifen, Reparaturen, Ersatzteile, Wäsche, Maut und Parken folgen dem Schicksal des Wagens, zu dem sie gehören.
• Die Versicherung trägt keine Mehrwertsteuer, es gibt also nichts abzuziehen; die Reparatur, die der Versicherer am Ende zahlt, trägt sie dagegen.
• Die kommunale Fahrzeugsteuer und die Gebühren der ITV sind keine Mehrwertsteuer und gehören nicht in Ihre laufende Anmeldung.
• Verkaufen Sie einen Flottenwagen, trägt der Verkauf Mehrwertsteuer. Wenn Sie damals nur teilweise abgezogen haben, fragen Sie nach der Korrektur.
• Bestehen Sie darauf, dass jede Rechnung das Kennzeichen zeigt: das ist das leichteste Detail beim Lieferanten und das, was eine Prüfung am meisten schätzt.

Die Akte, die eine Prüfung übersteht

Eine Prüfung fragt nicht nach Erklärungen, sie fragt nach Papieren. Die gute Nachricht ist, dass eine gut geführte Agentur sie längst erzeugt; das Problem ist fast immer, dass sie an verschiedenen Orten liegen und nie jemand sie nach Kennzeichen zusammengetragen hat. Was funktioniert, ist eine Mappe pro Fahrzeug, die sein ganzes Leben erzählt, von der Eingangsrechnung bis zur Verkaufsrechnung.

1. 1Kauf-, Renting- oder Leasingrechnung mit allen Steuerdaten und dem Kennzeichen.
2. 2Fahrzeugschein, technisches Datenblatt und ITV-Berichte auf das Unternehmen.
3. 3Versicherungspolice, die die Vermietung ohne Fahrer ausdrücklich abdeckt.
4. 4Durchnummerierte Mietverträge mit Übergabe- und Rückgabeprotokoll und Kilometerstand.
5. 5An Kunden gestellte Rechnungen mit ausgewiesener Steuer und dem vermieteten Kennzeichen.
6. 6Verfügbarkeitskalender und Werkstattbelege, die die Tage ohne Vermietung erklären.
7. 7Register der ausgestellten und erhaltenen Rechnungen, abgestimmt mit den abgegebenen Anmeldungen.

Die Fehler, die am meisten kosten

• Rechnungen auf den Gesellschafter statt auf die Gesellschaft oder ohne vollständige NIF: die Steuer ist nicht abziehbar, auch wenn die Ausgabe echt ist.
• Tankstellenbelege statt Rechnungen. Der Bon gibt kein Abzugsrecht, und fast jede Station tauscht ihn um, wenn Sie gleich danach fragen.
• Mietverträge ohne Nummerierung und ohne unterschriebene Rückgabe: sie lassen Lücken im Kalender, die jemand erklären muss.
• Den Wagen, den die Familie gewöhnlich fährt, in denselben Topf wie die Flotte zu werfen.
• Die Versicherungsleistung behandeln, als trüge sie Mehrwertsteuer.

Wo das Werkzeug hineinpasst, mit dem Sie die Flotte verkaufen

Eine saubere Belegkette entsteht nicht am Tag vor einer Prüfung, sondern aus dem täglichen Buchungsfluss. Wenn jede Buchung mit ihrem Fahrzeug, ihren Daten, ihrem Kunden und ihrer Zahlung erfasst ist, schreibt sich der Kalender jedes Kennzeichens von selbst, und die Lücken haben eine Erklärung, bevor jemand fragt.

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