Jahresbilanz einer Autovermietung: die Kennzahlen, die zählen

Die Jahresbilanz einer Autovermietung lässt sich auf sechs Kennzahlen zusammenziehen: die Auslastung der Flotte, die mittlere Mietdauer, den Erlös pro verfügbarem Fahrzeug, die Verteilung der Akquisitionskanäle, die Stornoquote und die Kosten der Streitfälle. Berechnen Sie sie aus Ihren eigenen Daten, vergleichen Sie sie Monat für Monat mit Ihrem eigenen Vorjahr statt mit einem Branchenmittel, und lesen Sie sie vor allem gemeinsam: einzeln genommen kann jede dieser Kennzahlen Ihnen eine falsche Geschichte erzählen.

Eine brauchbare Bilanz will nicht herausfinden, ob das Jahr gut war, das wissen Sie bereits. Sie will herausfinden, warum, und welche Entscheidung sich daraus für die Flotte, für die Preisliste und für die Kanäle im kommenden Jahr ergibt. Alles andere ist Layout.

Bilanz vor dem Jahresabschluss ziehen, nicht danach

Der Dezember ist der falsche Moment, um festzustellen, dass die Flotte den ganzen Herbst über zwei Fahrzeuge zu groß war. Wenn Sie Ihre Kennzahlen bereits am Ende des Herbstes berechnen, vor dem Abschluss des Geschäftsjahres, behalten Sie drei Hebel in der Hand: die Preise zum Jahresende nachjustieren, über Fahrzeugabgänge vor der nächsten technischen Hauptuntersuchung und der nächsten Versicherungsfälligkeit entscheiden und einen Kanal vor der Saison öffnen, nachverhandeln oder schließen. Nach dem Abschluss wird die Bilanz zu einem Buchhaltungsdokument; davor ist sie ein Steuerungsinstrument.

• Ziehen Sie die Rohdaten, die Sie brauchen: Verträge, vermietete Tage, tatsächlich eingegangene Zahlungen, Stornos, Werkstattstandzeiten, je Fahrzeug und je Monat.
• Rechnen Sie in Fahrzeugtagen, der Einheit, die Monate untereinander vergleichbar macht.
• Nehmen Sie aus den verfügbaren Tagen jene heraus, an denen das Fahrzeug beim Karosseriebauer oder sonst stillgelegt war, sonst bestrafen Sie sich doppelt.
• Behalten Sie von Jahr zu Jahr dieselbe Methode, auch eine unvollkommene. Eine stabile Methode ist mehr wert als eine genaue, die jedes Jahr geändert wird.

Die sechs Kennzahlen und wie Sie sie aus Ihren Daten berechnen

Keine dieser Kennzahlen verlangt eine Software: eine Tabellenkalkulation und Ihre Verträge genügen im ersten Jahr. Worauf es ankommt, ist die Definition. Schreiben Sie sie einmal auf, setzen Sie sie an den Kopf Ihrer Tabelle und ändern Sie sie nicht mehr.

Auslastung und Erlös pro verfügbarem Fahrzeug: nie das eine ohne das andere

Die Auslastung misst, ob Ihre Fahrzeuge arbeiten. Der Erlös pro verfügbarem Fahrzeug misst, ob sie nützlich arbeiten. Beide bewegen sich meist in dieselbe Richtung, und erst wenn sie auseinanderlaufen, entsteht die Information. Steigende Auslastung bei gleichbleibendem oder fallendem Erlös pro verfügbarem Fahrzeug bedeutet, dass Sie Volumen mit Ihren Preisen gekauft haben: mehr Ausgaben, mehr Rücknahmen, mehr Reinigungen, mehr Verschleiß, bei im besten Fall gleichem Ergebnis. Umgekehrt ist fallende Auslastung bei steigendem Erlös pro verfügbarem Fahrzeug nicht zwangsläufig ein Problem: vielleicht haben Sie einfach aufgehört, Ihre schwachen Wochen zu verschleudern, und das ist eine Entscheidung, kein Unfall.

Mittlere Mietdauer: gleicher Umsatz, zwei verschiedene Gewerbe

Die mittlere Mietdauer verändert das Gewerbe, ohne den Umsatz zu verändern. Eine Flotte, die von Wochenenden und Einwegfahrten zwischen Stationen lebt, führt man anders als eine Flotte, die wochenweise hinausgeht. Jeder zusätzliche Vertrag fügt bei gleichem Umsatz ein Übergabeprotokoll, ein Rücknahmeprotokoll, eine Tankfüllung, eine Reinigung, einen Schalterplatz und eine weitere Gelegenheit für einen Streitfall hinzu. Sinkt Ihre mittlere Mietdauer von Jahr zu Jahr, steigt Ihre Arbeitslast, selbst wenn sich Ihre Gewinn- und Verlustrechnung nicht bewegt: genau diese Art von Drift soll eine Jahresbilanz auffangen.

Drei Kombinationen, die mehr sagen als sechs einzelne Kennzahlen

Eine einzelne Kennzahl lässt sich so lesen, wie es gerade passt. Kreuzen Sie sie paarweise, und die möglichen Erklärungen schrumpfen sehr schnell.

1. 1Auslastung steigt, Erlös pro verfügbarem Fahrzeug fällt: Preiserosion. Sehen Sie sich zuerst Ihre Last-Minute-Nachlässe und Ihre Nebensaisonpreise an, bevor Sie den Markt verantwortlich machen.
2. 2Auslastung stabil, mittlere Mietdauer fällt: Ihr Abwicklungsvolumen steigt bei konstantem Umsatz. Prüfen Sie Ihre variablen Kosten je Vertrag, nicht Ihre Kosten je Tag.
3. 3Anteil eines Kanals steigt, Kosten der Streitfälle auf demselben Kanal steigen: dort kommt nicht dieselbe Kundschaft wie anderswo. Segmentieren Sie Streitfälle nach Kanal, bevor Sie irgendetwas schließen, denn ein stark saisonaler Kanal bündelt Vorfälle schon mechanisch.

Akquisitionskanäle: vom Brutto zum Netto

Das ist der Teil der Bilanz, den fast niemand richtig macht, und der Teil, der die meisten Entscheidungen verändert. Der Bruttoumsatz pro Kanal ist leicht zu ziehen und bedeutet nichts. Worauf es ankommt, ist der Nettobeitrag: was je Vertrag wirklich übrig bleibt, wenn alles abgezogen ist.

• Gehen Sie vom eingegangenen Geld aus, nicht von dem Betrag, der bei der Buchung angezeigt wurde.
• Ziehen Sie die Provision des Kanals, die Zahlungskosten und den durch Spätstornos auf diesem Kanal verlorenen Umsatz ab.
• Zählen Sie die Zeit: Telefonminuten, Nachfassen, Bearbeitung von Streitfällen, je Vertrag aus diesem Kanal. Bewerten Sie sie mit den Kosten Ihres Schalters, auch grob.
• Sehen Sie sich an, wann der Kanal liefert. Ein Kanal, der Ihnen nur Hochsaisonbuchungen in Wochen bringt, in denen ohnehin kein Fahrzeug frei war, hat Ihnen nichts gebracht: er hat eine Buchung ersetzt, die Sie sowieso gehabt hätten.
• Sehen Sie sich an, was er mit Ihren Löchern macht: die ruhigen Herbstwochen, die französischen Schulferienzonen, die nicht Ihre sind, die Brückentage. Ein Kanal, der Ihre Löcher füllt, ist mehr wert als ein Kanal, der Ihre Spitzen füllt.

Stornos, Nichtantritte und Streitfälle: die Kosten ohne Namen

Stornos, Nichtantritte am Schalter und Streitfälle haben keine eigene Zeile in Ihrer Gewinn- und Verlustrechnung, und genau deshalb entgehen sie der Bilanz. Messbar sind sie dennoch sehr einfach: alles, was Sie nicht in Rechnung gestellt haben, plus alles, was Sie repariert, aber nicht weiterverrechnet haben, plus die aufgewendeten Stunden, geteilt durch Ihre Anzahl der Verträge.

• Trennen Sie die frühe Stornierung, die Ihnen Zeit lässt, das Fahrzeug neu zu vermieten, von der Stornierung am Tag selbst und dem Nichtantritt, die Ihnen ein stehendes Fahrzeug hinterlassen.
• Führen Sie jeden Streitfall auf sein Übergabe- und Rücknahmeprotokoll zurück. Die meisten verlorenen Streitfälle gehen bei der Übergabe verloren, nicht bei der Rücknahme.
• Versehen Sie Ihre Fotos mit Datum und Uhrzeit, bei der Übergabe wie bei der Rückgabe, Kraftstoff und Kilometerstand inbegriffen. Eine Akte, die nicht als Beweis taugt, kostet immer mehr als eine Akte, die nur unvollständig ist.
• Verfolgen Sie Bußgeldbescheide getrennt: die Benennung des Fahrers hat eigene Fristen und eigene Verwaltungskosten, und dieser Posten wächst geräuschlos.
• Halten Sie im Vertrag die Frist für die Rückgabe der Kaution fest und halten Sie sie ein. Kautionsstreitigkeiten sind die teuersten für den Ruf bei einem oft geringen finanziellen Streitwert.

Von der Kennzahl zur Entscheidung: Flotte, Preise, Kanäle

Eine Bilanz, die in einer Tabelle endet, hat nichts gebracht. Sie muss in einer Liste datierter Entscheidungen mit einem Verantwortlichen enden, auch wenn dieser Verantwortliche Sie selbst sind.

1. 1Flotte: Entscheiden Sie Zugänge und Abgänge Fahrzeug für Fahrzeug, ausgehend vom Erlös pro verfügbarem Fahrzeug jedes einzelnen und nicht von der Gesamtsumme. Ein Fahrzeug, das weder seine Rate noch seine Versicherung noch seine Wartung deckt, muss gehen, so beliebt es bei den Kunden auch ist.
2. 2Zufahrtsbeschränkungen: Wenn Sie in einer Stadt mit einer zone à faibles émissions, der französischen Umweltzone, vermieten oder dorthin, wird die Crit’Air-Plakette jedes Fahrzeugs genauso zum Erneuerungskriterium wie sein Verbrauch. Die betroffenen Städte, die Regeln und die Sanktionen ändern sich häufig: Prüfen Sie den aktuellen Stand bei der offiziellen Quelle der französischen Regierung, bevor Sie einen Flottenplan festlegen, und betrachten Sie keine Regel als dauerhaft.
3. 3Preise: Bauen Sie die Preisliste des nächsten Jahres auf Ihrer tatsächlichen monatlichen Auslastungskurve auf, nicht auf dem Schulferienkalender im Allgemeinen. Ihre Spitzen hängen von Ihrem Gebiet ab, vom nächstgelegenen Bahnhof und Flughafen und von den Parkgewohnheiten Ihrer Stadt.
4. 4Kanäle: Ordnen Sie Ihre Kanäle nach Nettobeitrag und nach ihrer Fähigkeit, Ihre schwachen Wochen zu füllen. Schließen, nachverhandeln oder testen: Schreiben Sie für jeden auf, welches der drei, und zu welchem Datum Sie entscheiden.
5. 5Abläufe: Jeder Streitfall, der sich im Jahr wiederholt hat, muss zu einer konkreten Änderung des Vertrags, des Protokolls oder des Schaltergesprächs führen. Sonst kommt er unverändert zurück.

Wo ein Marktplatz in Ihrer Bilanz auftaucht

Kanäle werden nicht nur an ihrer Provision gemessen, sondern an der Struktur ihrer Kosten. Ein Kanal, der Ihnen eine monatliche Gebühr berechnet, muss über alle Ihre Wochen verteilt werden, auch über die, in denen Sie nichts vermieten; ein Kanal ohne feste Kosten lastet nur auf den Verträgen, die er Ihnen bringt. Das ist ein Unterschied der Arithmetik, nicht des Marketings, und er zeigt sich unmittelbar in Ihrem Nettobeitrag pro Kanal in den schwachen Monaten.

DRIVO ist ein europäischer Marktplatz, der Reisende mit geprüften unabhängigen und lokalen Mietstationen sowie mit privaten Fahrzeughaltern zusammenbringt, zuerst in Frankreich und dann im übrigen Europa und in Nordafrika. Das Einstellen kostet 0 €, ohne Einstellgebühr und ohne monatliche Gebühr: Provision fällt nur auf abgeschlossene Buchungen an, eine leere Woche kostet die Station also nichts. Die Auszahlungen laufen automatisch über Stripe, die Angebote sind mehrsprachig und erreichen Reisende in fünf Sprachen, Profile und Bewertungen sind verifiziert, und das Back-Office umfasst Buchungskalender und Flottenverwaltung, also genau die Datenquelle, die Sie brauchen, um diese Bilanz im nächsten Jahr an einem Nachmittag statt in einer Woche erneut zu ziehen.